Elk beveiligingsbedrijf heeft een verhaal over verzuim. Meestal gaat het over één object waar het altijd misgaat, of over een groep die “er nogal makkelijk mee is”. Dat soort verhalen leidt zelden tot verbetering, omdat ze niet gebaseerd zijn op wat er werkelijk gebeurt maar op de gevallen die het meest zijn opgevallen.
Ziekteverzuim in een beveiligingsbedrijf laat zich veel beter aanpakken als u het eerst uitsplitst. Niet één getal voor het hele bedrijf, maar per object, per dienstsoort en per dienstjaar. Bijna altijd blijkt dan dat het probleem niet overal zit maar op een paar plekken — en die plekken hebben doorgaans een oorzaak die met het rooster of met leiderschap te maken heeft, niet met de mensen zelf. Dit artikel gaat over hoe u die uitsplitsing maakt en wat u vervolgens met de uitkomst doet.
Waarom één bedrijfsbreed getal niets waard is
Een totaalpercentage vertelt u of u zich zorgen moet maken, maar niet waarover. Twee bedrijven met hetzelfde totaal kunnen totaal verschillende problemen hebben: bij het ene zijn er twee langdurig zieken, bij het andere melden twintig mensen zich elk een paar keer per jaar kort af. Dat vraagt om volledig andere maatregelen.
Er is nog een reden om voorzichtig te zijn met totalen: ze nodigen uit tot vergelijking met branchecijfers die u niet kunt controleren. Wie zijn beleid baseert op een percentage dat hij ergens heeft opgevangen, stuurt op een getal waarvan hij de definitie niet kent — want of oproepkrachten meetellen, of langdurig verzuim meetelt en hoe deeltijd wordt gewogen, maakt het cijfer volledig anders.
Bereken daarom uw eigen cijfer, met uw eigen definitie, en volg de ontwikkeling ervan in de tijd. Uw trend over twaalf maanden zegt oneindig veel meer dan uw positie ten opzichte van een vreemd gemiddelde.
Ziekteverzuim in uw beveiligingsbedrijf: het eigen cijfer berekenen
De basis is simpel: het aantal uren dat door ziekte niet is gewerkt, gedeeld door het aantal uren dat gewerkt had moeten worden. Werk met uren en niet met dagen, want in een branche met diensten van sterk wisselende lengte vertekenen dagen het beeld.
Leg vervolgens de definities vast en houd ze constant. Tellen invallers en oproepkrachten mee? Telt verzuim door een bedrijfsongeval apart? Wat doet u met iemand die halverwege een dienst naar huis gaat? Er is geen enkel goed antwoord op die vragen — er is alleen een consistent antwoord. Wie de definitie halverwege het jaar verandert, kan niets meer vergelijken.
Splits daarna uit in drie richtingen:
Per object. Dit is de meest onthullende splitsing. Objecten verschillen sterk in belasting, in de kwaliteit van de werkplek en in leiderschap.
Per dienstsoort. Nacht, weekend, vroege dienst, alleenstaande post versus bemande post. Als het verzuim zich concentreert bij één dienstsoort, is dat een roosteronderwerp.
Per dienstjaar. Verzuim onder mensen die net binnen zijn, is iets heel anders dan verzuim onder mensen die er jaren zitten. Het eerste wijst vaak op een gebrekkig inwerktraject of op een verkeerde verwachting bij aanname.
Kort en lang zijn twee verschillende problemen
De belangrijkste scheiding is die tussen kort en langdurig verzuim, want ze hebben zelden dezelfde oorzaak en nooit dezelfde aanpak.
Langdurig verzuim gaat meestal over gezondheid: een operatie, een burn-out, een chronische aandoening. Hier telt de kwaliteit van de begeleiding en van de terugkeer. Uw invloed zit in het contact houden, in aangepast werk en in een terugkeer die niet meteen weer op de zwaarste post begint.
Kort verzuim gaat vaker over werk dan over ziekte in engere zin. Niet in de zin dat mensen doen alsof, maar in de zin dat de drempel om een dienst wel of niet te draaien wordt beïnvloed door hoe die dienst eruitziet. Een lichte griep waarmee iemand een dagdienst op een bemande receptie nog wel doet, is dezelfde griep waarmee hij een nachtdienst alleen op een leeg terrein niet doet.
Dat is geen morele constatering maar een operationele. Kort verzuim dat zich concentreert op de zwaarste diensten, vertelt u iets over die diensten.
Het patroon van de vrijdagavond
Elke planner kent het: uitval die zich ophoopt rond weekenden en op de minst populaire diensten. Voordat u daar conclusies aan verbindt, is het de moeite waard om drie mogelijke verklaringen naast elkaar te zetten.
Het kan gaan om diensten die simpelweg zwaarder zijn. Het kan gaan om diensten die zo laat of zo eenzijdig worden toegewezen dat er wrevel ontstaat. En het kan gaan om individueel gedrag.
Alleen de derde verklaring is een gesprek met een individu. De eerste twee zijn een gesprek over de planning. Wie meteen naar de derde springt, verpest de verhouding met mensen die niets fout hebben gedaan — en lost het patroon niet op, want dat komt volgende maand gewoon terug bij een ander.
De praktische toets is verdeling: wordt de onaantrekkelijke dienst gedragen door iedereen of altijd door dezelfde mensen? In roosterplanning voor de beveiliging is dat zichtbaar over een langere periode, en het antwoord verrast vaak. Roosters ontwikkelen ongemerkt hun eigen ongelijkheid, omdat het makkelijk is om de dienst te geven aan wie nooit klaagt.
Wat rooster is en wat leiderschap is
Als u de uitsplitsing hebt, is de volgende vraag welk deel u met planning oplost en welk deel niet.
Roosterfactoren zijn onder meer: de richting van de rotatie, de lengte van nachtblokken, de hersteltijd na een blok, de voorspelbaarheid van de publicatie, en de verdeling van de onaantrekkelijke diensten. Dit zijn knoppen waar u direct aan kunt draaien.
Leiderschapsfactoren zijn subtieler en vaak zwaarwegender: wordt er contact opgenomen als iemand ziek is, of pas als hij terugkomt? Weet de objectleider wat er speelt? Wordt een klacht over een post opgepakt of blijft hij liggen? Objecten met opvallend verzuim hebben vaak niet het zwaarste werk maar de minste aandacht.
Er is bovendien een derde factor die vaak wordt vergeten: de werkplek zelf. Een portiersloge zonder verwarming, een terrein zonder fatsoenlijke pauzeplek, een post zonder toilet in de buurt. Dat zijn dingen die met de opdrachtgever moeten worden besproken, en het is een concreet en redelijk gesprek — zeker als u de uitvalcijfers van dat object erbij kunt leggen.
Registratie die het gesprek mogelijk maakt
Om dit alles te kunnen, hebt u een betrouwbaar beeld nodig van wie wanneer werkelijk heeft gewerkt. Niet het rooster, maar de werkelijkheid: wie stond er, wie viel in, wie is halverwege naar huis gegaan.
Zonder die basis is elke verzuimanalyse zachter dan hij lijkt, want dan telt u geplande diensten en niet gedraaide. Het digitale dagrapport en de aanwezigheidsregistratie samen leveren dat beeld, inclusief de vervangingen die anders in de marge verdwijnen.
Bij het vastleggen van verzuim geldt bovendien terughoudendheid met gegevens. Als werkgever registreert u de afwezigheid en de praktische gevolgen; medische gegevens horen bij de arbodienst of de bedrijfsarts. De regels rond verzuimregistratie, privacy en re-integratieverplichtingen zijn in Nederland uitgebreid, ze veranderen en ze worden per situatie anders uitgelegd. Laat uw verzuimproces daarom inrichten in overleg met uw arbodienstverlener en een juridisch adviseur. Dit artikel is geen juridisch advies.
Veelgestelde vragen
Vanaf welk cijfer is verzuim te hoog? Dat is niet in het algemeen te zeggen en hangt af van uw personeelsbestand, uw objecten en uw definitie. Wat wel altijd geldt: een stijgende eigen trend en een concentratie op enkele objecten zijn signalen, ongeacht het absolute niveau.
Moet u een medewerker vragen wat hij heeft? Nee. U vraagt naar wat relevant is voor het werk — verwachte duur, of aangepast werk mogelijk is, of er iets in het werk meespeelt. Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts.
Helpt een bonus voor niet-verzuimen? Zulke regelingen hebben een bekend nadeel: mensen komen ziek werken, wat op een alleenstaande post juist risico oplevert. Bovendien zijn er arbeidsrechtelijke en gelijke-behandelingsaspecten aan; laat het toetsen voordat u iets invoert.
Hoe lang moet u meten voordat u iets kunt concluderen? Lang genoeg om seizoensinvloeden en toeval uit te middelen. Eén slechte maand op één object is nog geen patroon; dezelfde uitkomst over meerdere maanden wel.
Wilt u uitval per object en per dienstsoort zichtbaar krijgen naast uw rooster? Bekijk dan wat CGuardPro daarvoor in huis heeft.