Wat kost software voor
een beveiligingsbedrijf?

De drie afrekenmodellen

• Per gebruiker per maand. U betaalt voor iedereen die een account heeft: kantoor, beveiligers, supervisors en soms ook de contactpersonen van uw opdrachtgevers. Voorspelbaar en makkelijk te controleren, maar let op wie er allemaal meetelt — juist daar zit het verschil tussen twee offertes die op het eerste gezicht identiek lijken.
• Per object of per post. U betaalt per plek die u bewaakt, ongeacht hoeveel beveiligers erop rouleren. Prettig bij een hoog verloop, ongunstig als u veel kleine objecten heeft waar maar een paar uur per week wordt gedraaid.
• Offerte op aanvraag. Legitiem bij grote, complexe projecten, maar het betekent in de praktijk weken van gesprekken voordat u een getal ziet. Vraag in dat geval meteen naar de totale kosten van het eerste jaar, inclusief inrichting en migratie, en niet naar het maandbedrag.

De vijf kosten die zelden op de eerste offerte staan

1. Implementatie en gegevensmigratie. Vraag of het inrichten van uw objecten, posten en personeelsbestand is inbegrepen, en wat het kost als u het laat doen in plaats van zelf te doen. Bij CGuardPro is de begeleide implementatie een aparte, eenmalige post die op de prijzenpagina staat — u kunt hem ook overslaan.
2. Verplichte hardware. Ronderegistratiestaven, tags en leesapparatuur zijn een aanschaf én een eeuwige stroom vervangingen. Rondes met een QR-code en de smartphone van de beveiliger halen die regel volledig uit uw begroting; NFC-tags blijven mogelijk als u ze wilt.
3. Modules die apart worden gefactureerd. Het opdrachtgeversportaal, de rapportages, de app voor supervisors: controleer per onderdeel of het in het maandbedrag zit of als uitbreiding wordt gerekend.
4. Minimale contractduur. Een jaarcontract met opzegtermijn is niet verkeerd, maar het is wel een kostenpost op het moment dat het niet blijkt te werken. Vraag ernaar voordat u tekent.
5. Ondersteuning in een andere taal of tijdzone. Een ticket dat pas de volgende ochtend wordt gelezen, kost uren operatie. Ondersteuning in het Nederlands en binnen uw eigen werkdag is geen luxe maar reactietijd.

Zo rekent u de terugverdientijd uit

Tel drie getallen bij elkaar op uit uw huidige operatie. Ten eerste: de uren per maand die kantoor en planning kwijt zijn aan het overtypen van dagrapporten, het samenstellen van rapportages voor opdrachtgevers en het handmatig verwerken van uren. Ten tweede: wat urendiscussies en niet-aantoonbare diensten u per jaar kosten aan correcties en creditnota’s. Ten derde: de waarde van één contract dat u vorig jaar bent kwijtgeraakt of niet hebt gewonnen omdat u de geleverde dienst niet kon aantonen.

Zet dat totaal naast de jaarlast van de software. In de meeste beveiligingsbedrijven is de eerste post alleen al groter dan de licentie, en dan hebt u de tweede en derde nog niet meegerekend. Wat die berekening eerlijk houdt, is dat u hem maakt met uw eigen cijfers van vorig jaar en niet met een rekenvoorbeeld van een leverancier.

Het duurste onderdeel is zelden de licentie

Een pakket dat niemand gebruikt is oneindig veel duurder dan een pakket dat een paar euro meer kost per maand. In de particuliere beveiliging is dat een reëel risico: uw beveiligers werken onder tijdsdruk, vaak alleen, soms in de kou, en zij haken af bij een app die te veel stappen vraagt. Kijk bij het vergelijken dus niet alleen naar wat het systeem kan, maar naar hoeveel handelingen een melding kost op een telefoon met handschoenen aan, en of het werkt op een plek zonder bereik.

Datzelfde geldt voor de kant van uw kantoor. Een systeem dat wel gegevens verzamelt maar geen bruikbaar rapport oplevert, verplaatst het werk alleen maar: iemand zit alsnog een middag te knippen en plakken voor de maandrapportage. Vraag daarom bij elke offerte om een echt voorbeeldrapport van een object over een maand, en beoordeel of u dat zonder bewerking naar een opdrachtgever zou sturen. Die ene vraag onderscheidt de aanbieders scherper dan welke functielijst dan ook.

Wat u tijdens een demo moet vragen

Laat u niet de mooiste schermen tonen maar uw eigen uitzonderingen. Vraag hoe een dienst wordt vastgelegd op een object zonder bereik. Vraag wat er gebeurt als een beveiliger zich niet meldt op de post. Vraag hoe een dienstoverdracht bij de aflossing terechtkomt. Vraag hoe u een dagrapport over een periode exporteert en wat de opdrachtgever in zijn portaal ziet. En vraag wie de ondersteuning doet als het om zes uur ’s ochtends misgaat. De antwoorden op die vijf vragen zeggen meer over de jaarlast dan het maandbedrag op de offerte.