Software voor de beveiliging van
kantoorgebouwen
Op een kantoorpand is uw beveiliger het visitekaartje overdag en de enige aanwezige ’s nachts. Receptie, toegangsverlening, sluitronde, alarmopvolging en de rapportage aan de facility manager komen samen op één post. CGuardPro maakt van al die handelingen een aantoonbaar dossier in plaats van een schrift dat niemand leest.
Wat een kantoorpost lastig maakt
Eén post, drie beroepen
De receptiebeveiliger ontvangt bezoek, beheert sleutels en pasjes, houdt de toegang in de gaten en loopt de sluitronde. Elk van die taken heeft een eigen registratie, en op papier eindigen ze in vier verschillende schriften die niemand naast elkaar legt.
De opdrachtgever is een facility manager
Uw contactpersoon stuurt op cijfers en op contractafspraken: hoeveel rondes, hoeveel meldingen, hoeveel uur. Wie die vragen pas na een week kan beantwoorden, onderhandelt bij de verlenging vanuit een zwakke positie.
Nachten en weekenden zonder getuigen
Buiten kantooruren is er niemand die ziet of de ronde is gelopen. Precies dan gebeurt het ook: een openstaande deur, een lekkage, een technische storing, iemand op het dak. Zonder tijdstempel en locatie is dat achteraf niet meer te reconstrueren.
CGuardPro op een kantoorobject
Werkinstructie per post in de app
Openingsprocedure, sluitronde, alarmopvolging en bijzondere afspraken van de opdrachtgever staan bij de post. Wie invalt, leest dezelfde instructie als de vaste beveiliger.
Aanmelden met selfie en gps
De dienstaanvang wordt geregistreerd op het object zelf, met foto en locatie. Dat maakt de urenverantwoording naar de opdrachtgever een uitdraai in plaats van een discussie.
Sluitronde met QR-controlepunten
Verdiepingen, technische ruimtes, serverruimte, fietsenkelder, nooduitgangen en het buitenterrein. Verificatie op gps en servertijd, ook zonder bereik in de kelder.
Dagrapport en dienstoverdracht
Bezoek, sleutels, storingen en bijzonderheden komen in één chronologisch wachtboek. Bij het afmelden gaan de openstaande punten automatisch naar de aflossing.
Overvalknop en PTT in dezelfde app
Een stil alarm naar uw meldkamer en een open spraakkanaal met de mobiele surveillance — zonder dat de beveiliger een tweede apparaat hoeft te dragen.
Portaal voor de facility manager
De opdrachtgever ziet zijn rondes, zijn meldingen en zijn rapporten, over de periode die hij kiest. Geen maandelijkse mailwisseling meer om aan te tonen wat er is geleverd.
Van gevoel naar cijfers in het contractgesprek
De meeste kantoorcontracten worden niet verloren op prijs, maar op het onvermogen om te laten zien wat er is geleverd. Een facility manager die aan het einde van het jaar zijn beveiligingsbudget moet verdedigen, heeft cijfers nodig: hoeveel rondes zijn er gelopen, welke meldingen zijn er geweest, hoe vaak is er buiten de afgesproken bezetting gewerkt. Kan uw beveiligingsbedrijf dat binnen een minuut leveren, dan bent u onderdeel van zijn verhaal in plaats van een kostenpost op zijn lijstje.
Daar komt bij dat kantoorpanden steeds vaker meerdere huurders herbergen, elk met eigen verdiepingen, eigen bezoekstromen en eigen sleutelbeheer. Eén dagrapport per object, met per melding het tijdstip, de plek en de beveiliger die het zag, is dan de enige manier om achteraf nog te bepalen wie wanneer waar was. In CGuardPro blijft de oorspronkelijke melding staan zoals hij is ingevoerd; latere aanvullingen worden als aparte, herleidbare handeling bijgeschreven, zodat het logboek zijn waarde behoudt op het moment dat er echt iets aan de hand is.
Wat de invoering praktisch betekent
De invoering duurt dagen, geen maanden. U legt de objecten en de posten aan, zet de beveiligers erin, print de QR-codes voor de controlepunten en laat uw mensen de app installeren. De werkinstructie per post typt u over uit de map die er nu al ligt; vanaf dat moment leest iedereen die invalt dezelfde versie. De weerstand die u onderweg tegenkomt zit zelden in de techniek en bijna altijd in de gewoonte: wie twintig jaar in een schrift heeft geschreven, wil weten waarom een telefoon beter is. Het antwoord dat in de praktijk werkt, is dat de beveiliger er zelf iets aan overhoudt — hij hoeft na zijn dienst niets meer uit te typen en zijn uren staan vast zoals hij ze heeft gedraaid.
Het kader waarin u werkt
Particuliere beveiliging in Nederland valt onder de Wpbr. Uw onderneming werkt met een vergunning van Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid, en uw beveiligers dragen een legitimatiebewijs waarvoor toestemming van de korpschef nodig is. De arbeidsvoorwaarden — diensten, rusttijden, toeslagen — volgen de CAO Particuliere Beveiliging. Een rooster dat u kunt reconstrueren en een aanwezigheidsregistratie die op de post is vastgelegd, zijn daarmee geen luxe maar het bewijs dat u zich aan uw eigen afspraken houdt.
Toegangsregistratie, bezoekersgegevens en cameratoezicht in een kantoorpand vallen onder de AVG, met de Autoriteit Persoonsgegevens als toezichthouder. Dat vraagt om keuzes die u van tevoren maakt: wie mag welke gegevens inzien, hoe lang bewaart u meldingen en bezoekersregistraties, en wat is voor de opdrachtgever zichtbaar in zijn portaal. CGuardPro werkt met rechten per rol, een instelbare bewaartermijn per soort gegeven en opslag binnen de Europese Unie.
Werkt u ook op kantoorlocaties in Vlaanderen, houd er dan rekening mee dat daar een ander kader geldt: de Belgische regelgeving voor private veiligheid, met een vergunning van de FOD Binnenlandse Zaken en een eigen identificatiekaart voor de bewakingsagent. De werkwijze verandert niet, de papieren wel.
Deze pagina beschrijft het kader in hoofdlijnen, noemt bewust geen artikelen, termijnen of bedragen, en is geen juridisch advies. Controleer de actuele eisen bij Justis, de Autoriteit Persoonsgegevens of uw brancheorganisatie — en voor Vlaanderen bij de FOD Binnenlandse Zaken.
Kantoorobjecten die met CGuardPro worden bewaakt
Veelgestelde vragen
Wij leveren vooral receptie- en huismeesterdiensten. Past dat in CGuardPro?+
Ja. Een receptiepost is in het systeem gewoon een post met eigen werkinstructie, eigen aanwezigheidsregistratie en een eigen dagrapport. De beveiliger meldt zich met selfie en gps aan op het object, legt bezoekers, sleutelafgiftes en bijzonderheden vast, en draagt bij het afmelden de openstaande punten over aan de aflossing.
Hoe tonen we aan dat de avondronde daadwerkelijk is gelopen?+
Met controlepunten op de plekken die ertoe doen: verdiepingen, technische ruimtes, serverruimte, fietsenkelder, nooduitgangen en het buitenterrein. De scan wordt geverifieerd op gps en servertijd, dus een ronde kan niet vanaf de balie worden afgetekend. In het portaal ziet de facility manager per nacht welke punten wanneer zijn bezocht.
Kunnen we per gebouw andere werkinstructies hanteren?+
Ja. De werkinstructie hangt aan de post, niet aan de persoon. Wie de dienst draait, ziet in de app de instructie van dat object: openingsprocedure, sluitronde, alarmopvolging, wat te doen bij een lift die vastzit of een sprinklermelding. Wijzigt de opdrachtgever iets, dan staat het bij de eerstvolgende dienst in de app.
Onze objectleider is bij tien gebouwen tegelijk verantwoordelijk. Hoe houdt die overzicht?+
Op de kaart ziet de coördinator welke beveiligers zijn aangemeld en waar de mobiele surveillance rijdt. Meldingen komen binnen op het moment dat ze worden ingevoerd, niet aan het einde van de dienst. Openstaande punten per object staan bij elkaar, zodat een objectleider zijn dag begint met de feiten in plaats van met een belronde.
Wat gebeurt er als een beveiliger zich niet meldt op de post?+
U stelt per object in binnen welke marge de dienstaanvang moet plaatsvinden. Wordt die niet gehaald, dan krijgt de coördinator een melding en kan hij de dienst herplannen of iemand laten invallen voordat de opdrachtgever het merkt. Dat is meestal het verschil tussen een oplossing en een klacht.
Bewaakt u kantoorgebouwen?
Vraag een demo aan met uw eigen objecten. Wij lopen met u een receptiedienst en een sluitronde door, tot en met het rapport dat uw facility manager ontvangt.
Demo aanvragen