Een offerte voor beveiliging die klopt en marge houdt

De meeste verliesgevende contracten in de beveiliging zijn niet verloren op de prijs maar op de rekensom eronder. Er is geoffreerd op de uren die de opdrachtgever noemde, tegen een tarief dat is afgeleid van het uurloon plus een opslag die ooit is bedacht. Zes maanden later blijkt het object structureel meer uren te kosten dan er in de offerte stonden, en dan is er geen ruimte meer om dat recht te zetten.

Een offerte voor beveiliging berekenen is daarom vooral een uurberekening en pas daarna een prijsvraag. Je begint bij de dekking die de klant werkelijk vraagt, je rekent die door naar het aantal uren dat je moet inkopen om die dekking het hele jaar rond te krijgen, en pas dan tel je op wat een uur je kost. Dit stuk beschrijft die volgorde, de posten die het vaakst worden vergeten, en de vragen die je moet stellen voordat je één cijfer opschrijft.

Stap één: vraag door tot de dekking concreet is

De aanvraag van een klant is bijna nooit een specificatie. “Beveiliging in de avonduren” en “een surveillance per nacht” kunnen tien verschillende dingen betekenen, met tien verschillende kostprijzen. Voordat je rekent, moet het volgende vaststaan:

• Welke uren, welke dagen. Exacte begin- en eindtijden, welke dagen van de week, en wat er gebeurt op feestdagen. Feestdagen worden bij het offreren het vaakst overgeslagen en zijn niet de goedkoopste uren van het jaar.
• Eén of meer personen tegelijk. En of er momenten zijn waarop er kortstondig twee moeten zijn, bijvoorbeeld bij openen, sluiten of een levering.
• Vaste post of surveillance. Bij surveillance: hoeveel bezoeken, met welke marge in de tijd, en hoe lang duurt een bezoek inclusief de ronde over het terrein.
• Wat er precies gedaan moet worden. Toegangscontrole, bezoekersregistratie, sleutelbeheer, openen en sluiten, alarmopvolging, rapportage per dienst. Elke taak kost tijd, en taken die niet in de offerte staan worden er later gratis bij gevraagd.
• Wat er bij een incident wordt verwacht. Wie komt erop af, binnen welke tijd, en wie betaalt de extra uren als een incident de dienst laat uitlopen.
• Wat de klant al heeft. Camera’s, toegangssysteem, alarminstallatie, een ruimte om te schuilen en te schrijven. Dit bepaalt hoe zwaar het object voor je mensen is.
• Looptijd en opzegging. Hoe langer de zekerheid, hoe beter je kunt plannen en werven.

Wie deze vragen niet stelt, offreert op aannames — en de aannames zijn altijd in het voordeel van de klant, omdat je anders te duur lijkt.

Stap twee: een offerte voor beveiliging berekenen begint bij de in te kopen uren

Dit is de stap waar de meeste marge verdwijnt. De uren die de klant vraagt, zijn de uren die op het object bezet moeten zijn. De uren die je moet inkopen om dat te kunnen leveren, zijn meer.

Wat erbij komt:

Vakantie, verlof en ziekte. Een beveiliger die het hele jaar op een post moet staan, is er het hele jaar niet. De uren die hij niet werkt, moeten door iemand anders worden gedraaid, en die uren zijn niet gratis.

Opleiding en instructie. Verplichte scholing, herhalingscursussen en de tijd die het kost om nieuwe collega’s op het object in te werken. Op een object met verloop is dat geen incidentele post.

Overlap bij de dienstwisseling. Als je een fatsoenlijke dienstoverdracht wilt, is er overlap nodig. Die tijd staat in geen enkele klantaanvraag en is wel echt.

Reistijd waar die voor rekening van het bedrijf komt. Bij surveillance over meerdere objecten is de rijtijd tussen de objecten onderdeel van de dienst.

Uitloop. Diensten die langer duren omdat er iets gebeurt vlak voor het einde.

De uitkomst van deze stap is een aantal uren dat hoger ligt dan wat de klant vroeg. Dat is geen opslag en geen truc: het is wat het kost om de gevraagde dekking het hele jaar rond te krijgen. Wie hier de klantvraag als basis neemt, offreert een tekort.

Stap drie: wat een uur werkelijk kost

Op de in te kopen uren komt de kostprijs per uur. De onderdelen zijn bekend, maar ze worden zelden allemaal meegeteld.

Het brutoloon volgens de geldende arbeidsvoorwaarden. Inclusief de toeslagen die op dit object van toepassing zijn: nacht, weekend, feestdagen. Op een object dat vooral uit nachten en weekenden bestaat, verschilt de gemiddelde kostprijs per uur wezenlijk van een object met alleen kantoortijden. Welke toeslagen en voorwaarden gelden, en hoe ze precies worden berekend, staat in de van toepassing zijnde regelingen en verandert; verifieer dat bij je brancheorganisatie en laat het toetsen door een adviseur. Dit stuk is geen juridisch of fiscaal advies.

Werkgeverslasten en reserveringen. Alles wat boven op het brutoloon komt en wat gereserveerd wordt voor vakantiegeld en verlof.

Uitrusting. Uniform, kleding voor buitendiensten, schoeisel, lamp, telefoon en abonnement. Reken dit per medewerker per jaar en verdeel het over de uren.

Opleidingskosten. Cursussen, examens, herhaling, en de uren die daarin gaan zitten.

Coördinatie en overhead. Objectleiding, planning, meldkamer, administratie, verzekering, kantoor, en de systemen waarmee je werkt. Dit is de post die het vaakst wordt vergeten, terwijl het de post is die groeit naarmate de klant meer verwacht: een klant die wekelijkse rapportage en veel contact vraagt, kost meer coördinatie dan een klant die dat niet vraagt.

Objectgebonden kosten. Een dienstauto voor surveillance, brandstof, parkeren, specifieke persoonlijke beschermingsmiddelen.

Marge. Geen restpost die overblijft, maar een bewuste keuze die je bepaalt vóór je het tarief noemt. Marge is wat je nodig hebt om verloop op te vangen, te investeren en een tegenvaller te doorstaan.

Stap vier: de offerte zelf

Een goed berekende offerte kan alsnog stuklopen op de presentatie. Drie dingen bepalen of hij standhoudt.

Maak zichtbaar wat erin zit. Beschrijf de dekking, de taken, de rapportage en wat er bij een incident gebeurt. Een klant die alleen een uurtarief ziet, vergelijkt jou met de goedkoopste aanbieder op precies dat ene getal.

Benoem wat er niet in zit. Extra uren bij een evenement, opvolging buiten de afgesproken tijden, aanvullende taken die er gaandeweg bij komen. Zet erbij hoe die worden afgerekend. Dit voorkomt de sluipende uitbreiding waar geen enkele offerte tegen bestand is.

Neem een herzieningsafspraak op. Lonen en toeslagen veranderen. Een contract zonder afspraak over aanpassing wordt vanzelf verliesgevend. Hoe je zo’n afspraak formuleert, laat je toetsen door een adviseur.

Wat je erna moet bijhouden

Een offerte is een voorspelling. Of hij klopte, weet je pas als je de werkelijke uren naast de begrote uren legt. Dat is precies wat de tijdregistratie je oplevert: welke uren zijn er daadwerkelijk gedraaid op dit object, hoeveel invaluren waren er, hoeveel uitloop, hoeveel overlap.

Doe die vergelijking niet één keer aan het eind van het jaar maar met regelmaat, want een object dat afwijkt, wijkt vanaf het begin af. Twee uitkomsten zijn mogelijk. Ofwel je hebt te krap gerekend en dat is een les voor de volgende offerte. Ofwel het object vraagt meer dan wat er is afgesproken, en dan is dat een gesprek met de klant — een gesprek dat je alleen kunt voeren met de werkelijke uren erbij.

Datzelfde geldt voor de inhoud van de dienst. Als de gevraagde surveillancerondes in werkelijkheid meer tijd kosten dan waarop is gerekend, zie je dat in de tijden van de gelopen rondes, en niet in de offerte.

Veelgestelde vragen

Moet je een uurtarief noemen of een maandbedrag? Een maandbedrag is voor de klant overzichtelijk, maar leg altijd vast op welke dekking het is gebaseerd en wat er gebeurt bij afwijking. Zonder die onderbouwing wordt elke extra vraag een discussie zonder referentiepunt.

Hoe ga je om met een klant die alleen op prijs vergelijkt? Door de vergelijking eerlijk te maken: vraag welke dekking en welke taken in de andere offerte zitten en hoe daar met vervanging bij ziekte wordt omgegaan. Vaak blijkt het verschil in de aannames te zitten en niet in het tarief. Een klant die daarna nog steeds alleen op prijs kiest, is een klant die je een jaar later toch kwijt was.

Kun je een verliesgevend object accepteren om binnen te komen? Dat kan een bewuste keuze zijn, maar maak hem dan expliciet, met een termijn en een afspraak over herziening. Wat je niet wilt, is een verliesgevend object dat verliesgevend blijft omdat niemand het doorrekende.

Hoe vaak moet je tarieven herzien? Zo vaak als de onderliggende kosten wijzigen. Belangrijker dan de frequentie is dat de mogelijkheid tot aanpassing in de overeenkomst staat, zodat het gesprek erover niet elke keer opnieuw hoeft te worden bevochten.

Wil je zien hoe begrote uren en werkelijk gedraaide uren per object naast elkaar komen te staan? Bekijk hoe de roosterplanning in CGuardPro werkt.