Aanbestedingen voor beveiliging winnen

Een aanbesteding voor beveiliging kost een bedrijf al gauw meerdere werkweken aan het invullen van documenten, het schrijven van een plan van aanpak en het verzamelen van verklaringen. Wie zich inschrijft op alles wat voorbijkomt, verliest dus vooral tijd. En wie zich inschrijft zonder de gunningscriteria te lezen, verliest tijd én verliest de aanbesteding, meestal op een formeel punt dat niets met beveiligen te maken heeft.

Inschrijven op een aanbesteding voor beveiliging is daarom in de eerste plaats een selectiebeslissing en pas daarna een schrijfopdracht. Dit stuk gaat over hoe je bepaalt waar je niet aan meedoet, wat je vooraf klaar hebt liggen zodat een inschrijving geen paniekweek wordt, hoe kwaliteitscriteria zich verhouden tot prijs, en welke formele fouten inschrijvingen ongeldig maken.

Inschrijven op een aanbesteding voor beveiliging begint met kiezen

De meeste beveiligingsbedrijven zouden hun trefkans direct verbeteren door minder in te schrijven. Vier vragen bepalen of een aanbesteding de moeite waard is.

Kun je aan de gestelde eisen voldoen zoals ze er staan? Geschiktheidseisen gaan vaak over ervaring met vergelijkbare opdrachten, over certificering en over de omvang van je organisatie. Als je op een harde eis niet uitkomt, is elke verdere uur verspild — bij een harde eis is er geen ruimte voor overtuigen.

Past het object bij wat je kunt leveren? Een opdracht op een locatie waar je geen mensen hebt en niet snel kunt werven, is een opdracht die je bij gunning met invallers en reiskosten moet vullen. Dat is meestal de duurste manier om een aanbesteding te winnen.

Is dit een echte competitie? Soms is er een zittende partij die het goed doet en is de aanbesteding een formaliteit. Dat is niet altijd te zien, maar de aanwijzingen zijn er: criteria die opvallend nauw aansluiten op één werkwijze, of een implementatietermijn die alleen haalbaar is voor wie er al zit.

Weegt de opdracht op tegen de inzet? Reken de uren die het schrijven kost eerlijk mee, inclusief de tijd van de mensen die eigenlijk objecten aansturen. Bij een kleine opdracht met een korte looptijd is dat vaak de reden om het niet te doen.

Wie hier streng is, houdt tijd over om de overgebleven aanbestedingen echt goed te doen. Dat is de enige manier waarop een kleiner bedrijf het wint van een grotere concurrent met een vaste tenderafdeling.

Zet je documentatie vooraf klaar

Een groot deel van elke inschrijving bestaat uit stukken die niet opdrachtspecifiek zijn. Wie die stukken pas gaat verzamelen als de aanbesteding loopt, komt in tijdnood en maakt fouten in het deel dat wél punten oplevert.

Houd een vaste map bij met:

• Bedrijfsgegevens en inschrijvingen bij de kamer van koophandel en bij de instanties die voor de particuliere beveiliging van toepassing zijn. Welke vergunningen en registraties nodig zijn, verschilt en verandert; verifieer dat bij de bevoegde autoriteit.
• Certificaten en keurmerken, met de geldigheidsdata erbij zodat je ziet wat er binnenkort verloopt.
• Verzekeringsbewijzen met dekking en polisbladen.
• Verklaringen die standaard worden gevraagd, met de datum waarop ze zijn afgegeven — veel verklaringen mogen niet ouder zijn dan een bepaalde termijn, en die termijn haal je alleen als je op tijd begint.
• Referentieopdrachten in vaste vorm: aard van het object, omvang, periode, wat er is geleverd en een contactpersoon die is gevraagd of hij benaderd mag worden.
• Standaardteksten over je werkwijze: inwerken, opleiding, rapportage, vervanging bij ziekte, klachtafhandeling, kwaliteitsbewaking, omgang met persoonsgegevens.

Die standaardteksten zijn een startpunt, geen inzending. Ze moeten per aanbesteding worden toegesneden, want een plan van aanpak dat overduidelijk generiek is, scoort laag.

Begrijp hoe er wordt gescoord

De meeste aanbestedingen in de beveiliging beoordelen op een combinatie van prijs en kwaliteit. Twee dingen zijn belangrijker dan de verdeling zelf: hoe kwaliteit wordt gemeten, en door wie.

Lees de beoordelingssystematiek voordat je schrijft. Er staat vrijwel altijd beschreven welke onderdelen worden beoordeeld, hoe zwaar ze wegen en waarop een hogere score wordt gegeven. Schrijf je plan van aanpak in de volgorde en met de kopjes van die systematiek. Een beoordelaar die moet zoeken waar jouw antwoord op zijn criterium staat, geeft geen hoge score.

Antwoord op de gestelde vraag. De meest gemaakte inhoudelijke fout is een mooi verhaal over het bedrijf in plaats van een antwoord op de vraag. Als er wordt gevraagd hoe je omgaat met uitval binnen een bepaalde termijn, dan is het antwoord een beschrijving van het proces, niet een verklaring dat kwaliteit voorop staat.

Maak beweringen controleerbaar. Iedereen schrijft dat hij snel reageert en goed rapporteert. Wat onderscheidt, is concreetheid: hoe een dienst wordt aangemeld en hoe je ziet dat er iemand staat, hoe een surveillanceronde wordt vastgelegd, hoe een voorval binnen welke stappen bij de contactpersoon terechtkomt, en wat de opdrachtgever zelf kan inzien. Beschrijf het proces zoals het werkelijk loopt; een beoordelaar herkent een beschrijving die alleen op papier bestaat.

Weet wie het leest. Een beoordelingscommissie bestaat vaak uit inkoop, een facilitair verantwoordelijke en soms iemand met veiligheidskennis. Schrijf voor alle drie: geen jargon, geen technische termen, en per onderdeel een korte alinea die de kern geeft voordat de details komen.

Onderbouw je prijs. Een prijs die ver onder de rest ligt, roept vragen op over of je aan de arbeidsvoorwaarden kunt voldoen, en kan aanleiding zijn om je inschrijving nader te onderzoeken. Reken je uren zoals je ze in werkelijkheid moet inkopen, inclusief vervanging, opleiding en overlap bij de dienstwisseling.

Formele fouten die je uitsluiten

Het pijnlijke aan aanbestedingen is dat een goede inschrijving terzijde kan worden gelegd om een reden die niets met de kwaliteit van je dienstverlening te maken heeft. De terugkerende oorzaken:

Te laat indienen. Een sluitingstijd is een sluitingstijd. Plan het indienen ruim vóór het moment zelf, want juist op het laatst gaan er dingen mis.

Ontbrekende of verkeerd ondertekende stukken. Ondertekening door iemand die daartoe niet bevoegd is, is een klassieker.

Het verkeerde formulier of format. Als er een vast document wordt voorgeschreven, gebruik dat en niets anders.

Overschrijding van een maximale omvang. Een antwoord dat langer is dan toegestaan, kan buiten beschouwing blijven — soms het hele antwoord, niet alleen het deel dat eroverheen gaat.

Verklaringen die verouderd zijn. Zie de vaste map hierboven.

Vragen niet gesteld. Er is bijna altijd een moment waarop je vragen kunt indienen. Onduidelijkheden die je daar niet aankaart, kun je later moeilijk nog inbrengen.

Wat er precies geldt aan procedures, termijnen en rechtsbescherming bij aanbestedingen, staat in de aanbestedingsregelgeving en in de stukken van de aanbestedende dienst zelf. Die regels verschillen per procedure en veranderen; lees per aanbesteding de stukken en laat het toetsen door een adviseur. Dit stuk is geen juridisch advies.

Wat je na de gunning nog moet waarmaken

Een gewonnen aanbesteding is het begin van het risico. De implementatieperiode is kort en er staat vaak een overname van zittend personeel tegenover, met alle onzekerheid die daarbij hoort.

Drie dingen bepalen of het eerste jaar goed gaat. Ten eerste de werving en het inwerken: reken hier realistisch, want een gat in de bezetting op het object is meteen zichtbaar. Ten tweede de roosterplanning, die vanaf dag één moet kloppen met wat je hebt aangeboden. Ten derde de rapportage: wat je in het plan van aanpak hebt beloofd over verslaglegging en inzage, moet vanaf het begin geleverd worden, omdat de opdrachtgever daar in de eerste maanden nadrukkelijk op let.

Houd ook bij wat je hebt toegezegd. Een plan van aanpak is bij gunning vaak onderdeel van de overeenkomst, en de beloften erin worden nagelopen bij de evaluatie.

Veelgestelde vragen

Kan een klein beveiligingsbedrijf een aanbesteding winnen van een grote partij? Ja, vooral bij opdrachten waar nabijheid, een vast team en een korte lijn naar de leiding worden gewaardeerd. De voorwaarde is dat je aan de geschiktheidseisen voldoet en dat je inschrijving formeel foutloos is; op dat laatste sneuvelen kleinere bedrijven het vaakst.

Moet je alles zelf schrijven of iemand inhuren? Inhuren helpt bij structuur en bij het bewaken van de formele eisen. De inhoud moet uit het bedrijf zelf komen, want een beoordelaar merkt het verschil tussen een beschreven werkwijze en een bedachte werkwijze.

Wat doe je als je verliest? Vraag om een toelichting op de beoordeling. Daar zit de bruikbare informatie: op welke onderdelen scoorde je lager en waarom. Dat is de goedkoopste verbetering die er is voor de volgende inschrijving.

Hoe lang van tevoren moet je beginnen? Zodra de aanbesteding is gepubliceerd, en het liefst eerder — veel opdrachtgevers kondigen aan dat er een aanbesteding aankomt. De vaste map met documentatie is precies bedoeld om die aanloop te verkorten.

Wil je zien hoe de rapportage en inzage waarmee je in een plan van aanpak het verschil maakt er in de praktijk uitzien? Bekijk hoe het opdrachtgeversportaal in CGuardPro werkt.