Kosten verlagen zonder dat de opdrachtgever het merkt

Wie de operationele kosten van beveiliging wil verlagen, krijgt van bijna iedereen hetzelfde advies: snijden in uren. Een post korter maken, een ronde schrappen, de dubbele bezetting in het weekend eraf. Dat werkt in de begroting en het werkt zelden in de praktijk, want het is precies de bezuiniging die de opdrachtgever binnen enkele weken opmerkt. Daarna volgt het gesprek waarin hij vertelt dat de dienstverlening achteruit is gegaan, en dat gesprek kost meer dan er bespaard werd.

Er is een andere route, die begint bij een simpele vraag: waar gaat er geld weg zonder dat iemand er iets voor terugkrijgt? In vrijwel elk beveiligingsbedrijf zit dat op vier plekken, en geen ervan raakt de bezetting op de post. Hieronder staan ze, met de manier waarop je ze zichtbaar maakt en aanpakt.

Overuren die niemand heeft besloten

De grootste stille kostenpost is het overuur dat achteraf ontstaat. Niet het overuur bij een incident — dat hoort erbij — maar het overuur dat elke week terugkomt op dezelfde plek.

De patronen zijn overal hetzelfde. De aflossing komt structureel te laat, waardoor de vorige dienst elke keer doorloopt. Een dienst wordt laat ingevuld door iemand die die week al vol zit. Een object heeft een overdrachtsmoment dat in de praktijk langer duurt dan in het rooster staat, en dat verschil is nooit gecorrigeerd.

Deze uren zijn zichtbaar zodra je per object en per week de geplande uren naast de daadwerkelijk geregistreerde uren zet. Met aanwezigheidsregistratie op de post ontstaat dat verschil vanzelf, zonder dat de planner lijsten hoeft te vergelijken. Wat je dan meestal ziet, is dat het overgrote deel van de overuren op een klein aantal objecten en overdrachtsmomenten zit. Dat is goed nieuws: een structureel patroon los je één keer op, en daarna is het weg.

De aanpak is bijna altijd hetzelfde. Zet het overdrachtsmoment in het rooster zoals het in werkelijkheid verloopt in plaats van zoals het bedoeld was, spreek af wie een dienstverlenging vooraf goedkeurt, en zorg dat de planner bij het vullen van een gat kan zien wie er nog ruimte heeft in de week. Dat laatste voorkomt bovendien dat je onbedoeld boven de grenzen van de arbeidstijdenregels uitkomt; die regels veranderen en de invulling verschilt per situatie, dus laat de exacte grenzen toetsen door je adviseur. Dit artikel is geen juridisch advies.

Surveillanceritten die slecht gegroepeerd zijn

Bij mobiele surveillance zit de kostprijs in de kilometers en in de tijd tussen objecten. Toch groeit een route bij de meeste bedrijven organisch: elk nieuw object wordt toegevoegd aan de bestaande ronde, en de ronde wordt nooit als geheel opnieuw bekeken.

Het resultaat is een route die heen en weer beweegt over hetzelfde gebied, met objecten die om tijdredenen op een ongunstig moment worden aangedaan. Er wordt tijd betaald die niets oplevert, en de opdrachtgever krijgt zijn bezoek op een tijdstip dat niet past bij zijn risico.

Loop de route daarom periodiek in zijn geheel na, met de afspraken per object erbij: hoe vaak per nacht, binnen welke tijdvakken, en wat er op elk object daadwerkelijk gedaan moet worden. Vaak blijkt dat een deel van de objecten een strakke tijdsafspraak heeft die nooit is heroverwogen, terwijl de opdrachtgever alleen wilde weten dát er ‘s nachts iemand komt.

Twee andere winstpunten in dezelfde hoek. Een object dat in de route een grote omweg vereist, kan beter met een aparte afspraak of met een andere frequentie bediend worden dan de hele ronde vertragen. En de registratie van wat er per bezoek gedaan is — de aangedane controlepunten met tijdstip — maakt het mogelijk om met de opdrachtgever een inhoudelijk gesprek te voeren over frequentie, in plaats van een gesprek over gevoel.

Dubbele administratie

Bij de meeste beveiligingsbedrijven wordt dezelfde informatie meerdere keren ingevoerd. De beveiliger schrijft zijn uren op een briefje, de planner neemt ze over in een overzicht, de administratie tikt ze in voor de salarisverwerking, en er gaat een aparte lijst naar de facturatie. Elke overname kost tijd en introduceert fouten, en een correctie op een salarisstrook is een gesprek, een herberekening en een nabetaling.

Hetzelfde geldt voor de rapportage. Een dienst wordt op papier vastgelegd, op kantoor overgetypt en daarna in een mail naar de opdrachtgever gezet.

Hier valt zonder enige inhoudelijke concessie te besparen, en het is de bezuiniging die de opdrachtgever niet alleen niet opmerkt, maar zelfs als verbetering ervaart. Als de uren ontstaan op het moment van in- en uitklokken en die uren dezelfde bron zijn voor de salarisverwerking en de facturatie, verdwijnt de overname. Als het dagrapport tijdens de dienst wordt vastgelegd en de opdrachtgever het in zijn eigen portaal terugvindt, verdwijnt het overtypen én het mailwerk.

Reken deze besparing niet uit in bespaarde uren, maar in wat die uren nu doen. Kantoorcapaciteit die vrijkomt van overtypen, gaat naar planning en naar contact met opdrachtgevers, en dat werk houdt contracten vast.

Verloop is de duurste post die niet in de begroting staat

Elke beveiliger die vertrekt, kost werving, selectie, administratie bij in- en uitdiensttreding, kleding, en vooral inwerktijd op het object. In die periode zijn er twee mensen betrokken bij één post, of staat er iemand zonder objectkennis, wat weer leidt tot fouten en klachten.

Toch staat verloop zelden in een besparingsplan, omdat de kosten verspreid zitten over andere posten. Wie het wel meeneemt, ontdekt vaak dat de goedkoopste maatregel van allemaal is: zorgen dat mensen blijven.

De oorzaken zijn in dit vak redelijk voorspelbaar. Roosters die laat bekend zijn, waardoor privéleven onmogelijk te plannen valt. Steeds wisselende objecten, waardoor niemand ergens thuis raakt. Onduidelijke instructies, waardoor een beveiliger het gevoel heeft dat hij alles fout kan doen. En het gevoel dat kantoor pas belt als er iets mis is.

Daar zijn goedkope antwoorden op: het rooster eerder publiceren en wijzigingen beperken, mensen vast koppelen aan een klein aantal objecten, de werkinstructie beschikbaar maken op de telefoon van de beveiliger in plaats van in een map, en zorgen dat een nieuwe beveiliger zijn eerste dienst samen met een ervaren collega draait.

Operationele kosten in de beveiliging verlagen met techniek: waar het helpt

Techniek verlaagt kosten alleen als hij werk vervangt dat niets toevoegt, niet als hij aanwezigheid vervangt.

Wat werkt: registratie die tijdens het werk ontstaat en daarmee administratie overbodig maakt; camera’s die een surveillant in staat stellen een melding te beoordelen voordat hij rijdt; en een planning waarin gaten en overschrijdingen zichtbaar zijn voordat ze uren worden.

Wat niet werkt: een post vervangen door alleen camerabeelden en aannemen dat de opdrachtgever dat gelijkwaardig vindt. Beeld ziet iets, maar het loopt niet naar de achterdeur, het spreekt niemand aan en het is er niet als iemand valt. Een combinatie kan verdedigbaar zijn — camera’s op de rustige uren met een surveillant die kan aanrijden — maar alleen als je dat vooraf met de opdrachtgever bespreekt en het als een andere dienst positioneert, niet als een stille versobering.

De bezuiniging die je nooit moet doen

Er is één maatregel die altijd wordt opgemerkt: het vervangen van de vaste beveiliger op een object door wisselende invallers. Het bespaart op papier niets of nauwelijks iets, en het kost het contract.

De opdrachtgever merkt het aan alles. De nieuwe beveiliger weet niet welke deur klemt, herkent de leveranciers niet, en vraagt aan de receptioniste dingen die de vorige al wist. De gastheerfunctie, die bij veel objecten het echte product is, valt weg. En de klachten die daaruit voortkomen kosten kantoortijd, wat de besparing verder uitholt.

Als er dan toch gesneden moet worden, doe het dan in overleg. Leg de opdrachtgever de keuze voor met de gevolgen erbij: welke uren zijn het minst risicovol om te laten vallen, wat komt daarvoor in de plaats, en wanneer evalueren we het. Een opdrachtgever die zelf heeft meebeslist, ervaart een versobering anders dan een opdrachtgever die het ontdekt.

Veelgestelde vragen

Waar begin je als je snel resultaat nodig hebt? Bij de overuren. Zet per object de geplande uren naast de geregistreerde uren over de afgelopen maanden; het patroon zit meestal op een paar overdrachtsmomenten en is direct oplosbaar.

Kun je besparen zonder dat de beveiligers er last van hebben? Ja, en het is dezelfde besparing. Minder dubbele administratie, roosters die eerder bekend zijn en minder wisselen van object zijn goedkoper én prettiger om voor te werken.

Levert het samenvoegen van objecten in één ronde altijd winst op? Nee. Een object dat een grote omweg vraagt of dat een strak tijdvak heeft, kan een hele route vertragen. Reken per object door wat het in de route kost voordat je het toevoegt.

Hoe weet je of een besparing de kwaliteit heeft geraakt? Volg per object de indicatoren die je toch al vastlegt: bezetting, tijdigheid, volledig gelopen rondes en het aantal meldingen. Als die na een maatregel de verkeerde kant op gaan, is de besparing schijn.

Wil je zien waar bij jouw objecten het verschil zit tussen geplande en geregistreerde uren? Vraag een korte demonstratie aan; we lopen het samen na op je eigen gegevens.