De eerste week van een nieuwe beveiliger

De meeste beveiligers die binnen enkele maanden weer vertrekken, hebben dat besluit al veel eerder genomen. Niet na een conflict en niet vanwege het salaris, maar in de eerste week. Een nieuwe beveiliger inwerken kwam er niet van: ze stonden op een object dat ze niet kenden, met een werkinstructie in een map die niemand met hen doornam, en met een noodnummer dat ‘s nachts niet werd opgenomen.

Een nieuwe beveiliger inwerken is daarom geen administratieve formaliteit maar de goedkoopste maatregel tegen verloop die een beveiligingsbedrijf heeft. Dit stuk beschrijft hoe die eerste week eruitziet als je hem serieus inricht: wat er af moet vóór de eerste dienst, wat er op het object gebeurt, wie zijn aanspreekpunt is, en waarom het gesprek aan het eind van die week het belangrijkste onderdeel is.

Waarom de eerste week zwaarder weegt dan het sollicitatiegesprek

In het sollicitatiegesprek beoordeelt het bedrijf de kandidaat. In de eerste week beoordeelt de kandidaat het bedrijf, en hij doet dat aan de hand van signalen die weinig met beveiliging te maken hebben: of zijn uniform klaarlag, of iemand wist dat hij zou komen, of zijn eerste dienst in het rooster stond zoals afgesproken, of hij zijn eerste loon op tijd kreeg.

Elk van die signalen is klein. Bij elkaar vormen ze het antwoord op de vraag die iedere nieuwe medewerker stelt: is dit een bedrijf dat zijn zaken op orde heeft, of moet ik hier zelf alles regelen? Wie tot de tweede conclusie komt, gaat kijken zodra hij iets anders hoort. Daar komt bij dat een beveiliger die niet goed is ingewerkt fouten maakt die de opdrachtgever ziet, en dat die fouten zelden aan het inwerken worden toegeschreven en bijna altijd aan de persoon.

Wat af moet vóór de eerste dienst

Het inwerken begint niet op de eerste werkdag. Er is een lijst die af moet zijn op het moment dat iemand het object op loopt, en die lijst is voor elk object hetzelfde:

• Papieren en legitimatie in orde. Wat er formeel nodig is om als beveiliger te mogen werken, is een vraag voor de bevoegde autoriteit en, waar van toepassing, voor de opdrachtgever van het object. Regel dat vóór de eerste dienst, niet erna.
• Uniform en uitrusting uitgegeven en geregistreerd. Met de juiste maat, en met een sluitende registratie van wat hij mee heeft gekregen.
• Toegang tot het object. Sleutels, pas, code, en het contact bij de meldkamer of bij de opdrachtgever dat weet dat hij komt.
• Toegang tot de app. Zijn account moet werken en op zijn eigen telefoon staan, zodat hij kan aan- en afmelden en zijn rapport kan schrijven.
• Zijn diensten in het rooster. Niet mondeling toegezegd maar zichtbaar, zodat hij zelf ziet wanneer hij waar wordt verwacht.

Ontbreekt één van deze punten, dan is dat op de eerste dag voor iedereen zichtbaar, inclusief de opdrachtgever.

Een nieuwe beveiliger inwerken doe je op het object

Een nieuwe beveiliger inwerken doe je op de plek waar hij gaat staan. Klassikale uitleg vooraf heeft zijn plaats voor de algemene regels, maar het object leer je alleen kennen door er te lopen met iemand die het kent.

Zorg dat de eerste diensten samen met een vaste collega of de objectleider worden gelopen, en dat die collega weet dat hij die rol heeft. Het verschil met een vrijblijvend “loop maar even mee” is groot.

Wat er in dat meelopen aan bod hoort te komen:

• De route van de ronde en waarom hij zo loopt. Welke punten zijn er gescand, wat kijk je daar na, wat is er in het verleden misgegaan op die plek.
• De fysieke eigenaardigheden van het object: de deur die klemt, het hek dat niet goed sluit, de verlichting die uitvalt, het gedeelte waar geen bereik is.
• De mensen: wie hoort er te zijn, wie heeft toegang buiten de tijden, wie is de contactpersoon van de opdrachtgever, en wie belt hij als er iets is.
• De verwachtingen van de opdrachtgever, in gewone taal. Waar let deze klant echt op, wat vindt hij belangrijk, waar heeft hij eerder over geklaagd.

De werkinstructie op het terrein uitleggen

Op vrijwel elk object bestaat er een werkinstructie. Op veel objecten is die instructie een document dat één keer is gelezen en daarna in een la ligt. Dat is jammer, want hij bevat precies de afspraken waarop de opdrachtgever het bedrijf afrekent.

De oplossing is niet een dikker document, maar de instructie doornemen op de plek waar hij geldt. Loop de instructie punt voor punt langs tijdens de ronde: hier staat dat de expeditiedeur na sluitingstijd dicht moet, dus dit controleer je hier. Zo wordt een tekst een handeling.

Zorg daarna dat de instructie op de telefoon staat en niet in een map op de post. Wie ‘s nachts twijfelt, gaat geen map zoeken.

Het wachtboek en de app: leren door te doen

Het digitale dagrapport is het onderdeel waar nieuwe beveiligers het vaakst op afhaken, meestal omdat niemand hun heeft laten zien wat een goed rapport is. Laat hem in de eerste week zijn eigen rapporten schrijven en lees ze na met hem erbij.

Twee dingen zijn daarbij belangrijk. Ten eerste: laat hem voorbeelden zien van rapporten van hetzelfde object, zodat hij ziet welk detailniveau wordt verwacht. Ten tweede: leg uit waarvoor het rapport wordt gebruikt, want een beveiliger die weet dat de opdrachtgever meeleest en dat een rapport bij schade als bewijs dient, schrijft anders.

Hetzelfde geldt voor de app voor beveiligers: aan- en afmelden, een ronde lopen met de scanpunten, een melding maken met foto, een dienstoverdracht schrijven. Laat het hem doen, niet uitleggen.

Eén aanspreekpunt met een naam

Een nieuwe beveiliger moet weten wie hij belt, en het antwoord mag niet “de planning” zijn. Geef hem een naam, een nummer en de tijden waarop die persoon bereikbaar is, plus het nummer voor buiten die tijden.

Dit klinkt vanzelfsprekend, maar het is een veelgehoorde klacht van startende beveiligers: in de nacht met een situatie staan en niemand kunnen bereiken. Eén keer niet opgenomen worden op een nachtdienst weegt zwaarder dan een reeks goede gesprekken overdag.

Het gesprek aan het eind van de eerste week

Plan aan het eind van de eerste week een kort gesprek, en plan het vooraf in — niet “we spreken elkaar wel”. Het doel is niet beoordelen, maar ophalen wat er nog niet klopt, op het moment dat het nog te repareren is.

Drie vragen zijn genoeg: wat verbaasde je, waar liep je tegenaan, en wat zou je willen weten dat je nog niet weet. Vraag daarnaast expliciet naar de praktische dingen: klopte het rooster, kreeg je je uitrusting, wist je wie je moest bellen, werkte de app.

Wat je hoort gaat vaak niet over de persoon maar over het object: een instructie die niet meer klopt, een collega die niet overdraagt, een ronde die op papier anders loopt dan in werkelijkheid. Die informatie krijg je van een ervaren beveiliger niet meer, omdat die zich er allang aan heeft aangepast.

Wat je bijhoudt zonder er een proeftijd van te maken

Van een nieuwe beveiliger wil je in de eerste weken een paar dingen weten, en die staan er al: of hij op tijd aanmeldt, of zijn rondes gelopen worden, en of zijn rapporten bruikbaar zijn. Gebruik dat om te helpen, niet om te scoren. Een beveiliger wiens rondes op vreemde tijden lopen, heeft meestal geen onwil maar een instructie die niet uitvoerbaar is op dat object.

Bespreek wat je ziet met hem, niet over hem. Dat is meteen de toon die je later wilt bij de tijdregistratie: het cijfer is het begin van een gesprek, niet de conclusie.

Veelgestelde vragen

Hoeveel diensten moet iemand meelopen? Dat hangt af van het object. Een eenvoudige post met vaste tijden vraagt minder dan een terrein met veel bezoekers, meerdere ingangen en een uitgebreide ronde. De bruikbare maatstaf is niet het aantal diensten maar de vraag of hij een dienst zelfstandig kan draaien inclusief een afwijking.

Wie moet het inwerken doen: de planner of de objectleider? De objectleider of een vaste collega op het object. De planner regelt dat er ruimte voor is in het rooster; zonder die ruimte gebeurt het niet.

Wat als er geen tijd is om iemand te laten meelopen? Dan verplaats je de kosten, je bespaart ze niet: ze komen terug als fouten op het object en als vertrek na een paar maanden. Bij een eenmalige invaller is het minimum dat hij de werkinstructie en de laatste dienstoverdrachten kan lezen voordat hij begint.

Moet een nieuwe beveiliger meteen op de nachtdienst? Liever niet als eerste dienst. In de nacht is er niemand om iets aan te vragen en zijn de situaties waar hij alleen voor staat het lastigst. Als het niet anders kan, zorg dan dat er die nacht iemand bereikbaar is die hem kent.

Wil je zien hoe rooster, werkinstructie, rondes en rapportage voor een nieuwe collega in één app samenkomen? Bekijk hoe de surveillancerondes in CGuardPro zijn opgezet.