Rechnet sich eine Software für den Wachdienst?

Die Frage nach Kosten und Nutzen einer Software für den Sicherheitsdienst wird meistens falsch gestellt. Sie lautet in aller Regel: “Was kostet das im Monat?” Sie müsste lauten: “Was kostet uns die heutige Arbeitsweise im Monat, und welcher Teil davon verschwindet?” Erst dann steht auf beiden Seiten eine Zahl, und man kann rechnen statt glauben.

Dieser Beitrag stellt beide Seiten nüchtern gegenüber – ohne Prozentversprechen, weil jedes Sicherheitsunternehmen anders aufgestellt ist und eine Zahl aus einem Werbetext für Ihren Betrieb nichts bedeutet. Stattdessen bekommen Sie die Posten, die Sie selbst mit Ihren eigenen Werten füllen können, und eine ehrliche Aufstellung dessen, was die Einführung kostet.

Software für den Sicherheitsdienst: die vier Nutzenposten, die man rechnen kann

1. Gesparte Bürostunden

Der größte und am leichtesten messbare Posten. Nehmen Sie eine typische Woche im Büro und schätzen Sie die Zeit für: Dienstplanung samt Änderungen, Übertragen von Stundenzetteln, Zusammenstellen von Monatsberichten, Suchen nach Belegen bei Rückfragen des Auftraggebers und Nacharbeit an fehlerhaften Erfassungen.

Rechnen Sie diese Stunden mit Ihrem tatsächlichen Bürostundensatz. Der Nutzen entsteht nicht dadurch, dass die Arbeit verschwindet, sondern dadurch, dass eine Information nur noch einmal erfasst wird – am Objekt, von der Sicherheitskraft – und danach nur noch gelesen. Entscheidend ist die Ehrlichkeit bei der Schätzung: Wenn Ihr Büro heute wenig Zeit mit Übertragen verbringt, ist dieser Posten klein, und dann ist er eben klein.

2. Weniger Fehlbesetzungen und weniger teure Notlösungen

Der zweite Posten hängt daran, wie früh ein offener Dienst auffällt. Ein Ausfall, der am Nachmittag bekannt ist, wird anders gelöst als einer, der um kurz vor zehn abends auffällt. Der Unterschied besteht aus Zuschlägen, Fahrtkosten und manchmal aus einer Vertragsstrafe.

Zählen Sie einen Monat lang zwei Dinge: wie oft ein Dienstposten kurzfristig neu besetzt werden musste und wie oft die Besetzung ganz gefehlt hat. Multiplizieren Sie mit dem Mehraufwand, der Ihnen dadurch jeweils entstanden ist. Ein sauber geführter Dienstplan für den Sicherheitsdienst, in dem unbesetzte Schichten sofort auffallen, wirkt genau auf diesen Posten.

Der Nutzen entsteht dort, wo ein offener Dienst am Nachmittag auffällt statt kurz vor Schichtbeginn.

3. Schnellere und weniger strittige Abrechnung

Zwei Effekte, die getrennt gerechnet werden sollten. Erstens die Zeit bis zur Rechnungsstellung: Wenn die geleisteten Stunden je Objekt am Monatsende bereits vorliegen, statt aus Zetteln zusammengetragen zu werden, verkürzt sich der Weg zur Rechnung und damit zum Zahlungseingang. Zweitens die Rückfragen: Eine Rechnungsposition, die sich mit einem Nachweis belegen lässt, erzeugt keine Diskussion.

Für diesen Posten reicht eine einfache Schätzung: Wie viele Rechnungen wurden im letzten Halbjahr beanstandet, wie viel Zeit hat die Klärung gekostet, und wie lange hat sich die Zahlung dadurch verzögert. Grundlage ist eine Zeiterfassung im Sicherheitsdienst, die Beginn und Ende am Objekt festhält, statt sie nachträglich zu rekonstruieren.

4. Gewonnene und gehaltene Aufträge durch Nachweise

Der Posten mit dem größten Betrag und der schwächsten Beweisbarkeit. Vorsicht ist deshalb angebracht: Niemand kann seriös behaupten, welcher Auftrag wegen eines Nachweissystems gewonnen wurde. Was Sie aber tun können, ist, den Wert eines einzelnen Auftrags zu benennen und ihn ins Verhältnis zu setzen. Wenn ein einziger gehaltener Auftrag die Jahreskosten deckt, ändert das die Betrachtung – auch ohne Prozentversprechen.

Vorsichtiger und trotzdem belastbar ist die Rückwärtsbetrachtung: Wie oft wurden Sie im letzten Jahr nach Nachweisen gefragt, die Sie nicht oder nur mühsam liefern konnten? Jede dieser Situationen war ein Risiko für den Auftrag. Werkzeuge wie die Wächterkontrolle und ein Zugang für den Auftraggeber – siehe Kundenportal für Sicherheitsdienste – setzen genau dort an.

Was in der Leitstelle sichtbar ist, muss im Gespräch mit dem Auftraggeber nicht mehr behauptet werden.

Die Kostenseite – vollständig, nicht nur der Monatsbetrag

Wer nur den laufenden Preis einsetzt, rechnet sich die Einführung schön und ist danach enttäuscht. Auf die Kostenseite gehören:

• Der laufende Preis in der Ausbaustufe, die Sie wirklich brauchen.
• Die Einrichtung. Objekte, Dienstposten, Kontrollpunkte, Anweisungen, Personal und Qualifikationen müssen einmal sauber erfasst werden. Das ist Arbeit, und sie fällt zusätzlich zum Tagesgeschäft an.
• Die Schulung. Zwei Gruppen mit sehr unterschiedlichem Aufwand: Das Büro braucht mehr Zeit, weil es planen und auswerten muss. Die Sicherheitskräfte brauchen wenig, wenn die App auf dem Objekt nur wenige Handgriffe verlangt – dazu passt der Beitrag zur App für Sicherheitskräfte.
• Der Parallelbetrieb. Rechnen Sie mit einer Phase, in der alt und neu nebeneinanderlaufen. Sie ist unangenehm, aber sicherer als ein Stichtagswechsel über alle Objekte.
• Die Endgeräte. Wenn nicht mit privaten Geräten gearbeitet werden soll, kommen Anschaffung und Mobilfunk hinzu.
• Der Reibungsverlust der ersten Wochen. Es wird Rückfragen geben, Doppelarbeit und Ärger. Das ist normal und gehört ehrlich in die Rechnung.

Wann sich die Einführung eher nicht lohnt

Es gibt Fälle, in denen die Antwort “noch nicht” lautet, und das sollte ein Anbieter auch sagen dürfen:

• Sehr wenige Dienstposten mit stabiler Stammbesetzung und ohne Nachweisdruck. Wenn der Plan seit Jahren gleich ist und niemand Nachweise verlangt, ist der Nutzen gering.
• Wenn niemand im Betrieb die Verantwortung übernimmt. Ohne eine Person, die Objekte pflegt und Fragen beantwortet, schläft jede Einführung ein.
• Wenn die Einführung mit einer Vertragsspitze zusammenfällt. Der Start eines Großobjekts ist der schlechteste denkbare Zeitpunkt.
• Wenn das eigentliche Problem ein Personalproblem ist. Software besetzt keine Dienstposten. Wer zu wenig Sicherheitskräfte hat, sieht die Lücke danach nur genauer.

Eine belastbare Reihenfolge für die Einführung

1. Ein Objekt zuerst. Ein mittelgroßes, nicht das schwierigste und nicht das einfachste.
2. Zeiterfassung und Dienstplan zuerst. Sie liefern sofort verwertbare Zahlen und betreffen alle.
3. Dann Rundgänge und Wachbuch. Sobald das Personal die App kennt.
4. Zuletzt der Zugang für den Auftraggeber. Erst wenn die Daten sauber sind – ein Portal mit lückenhaften Einträgen schadet mehr, als es nützt.
5. Nach drei Monaten nachrechnen. Bürostunden, Notlösungen, Rückfragen zu Rechnungen. Mit denselben Posten wie vor der Einführung, sonst ist der Vergleich wertlos.

Rechtliches und Datenschutz nicht vergessen

Beim Einsatz solcher Systeme werden Daten über Beschäftigte verarbeitet – Arbeitszeiten, Standorte während des Dienstes, Meldungen. Damit sind Datenschutzanforderungen, Beschäftigtenrechte, Informationspflichten und – wo eine Arbeitnehmervertretung besteht – Mitbestimmungsrechte berührt. Hinzu kommen die allgemeinen Anforderungen an das Bewachungsgewerbe und vertragliche Vertraulichkeitspflichten gegenüber Auftraggebern.

Diese Vorgaben ändern sich und werden je nach Bundesland und zuständiger Behörde unterschiedlich ausgelegt. Klären Sie den konkreten Rahmen vor der Einführung mit Ihrer Rechtsberatung, gegebenenfalls Ihrem Datenschutzbeauftragten und der Arbeitnehmervertretung. Dieser Beitrag ist eine Praxishilfe und keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Einführung realistisch? Für ein einzelnes Objekt mit Zeiterfassung und Dienstplan sind es Tage bis wenige Wochen. Für einen Betrieb mit vielen Objekten sollte man in Monaten denken – vor allem wegen der Ersterfassung von Objekten, Dienstposten und Anweisungen.

Was ist der häufigste Grund für ein Scheitern? Kein Verantwortlicher im Betrieb und ein Start über alle Objekte gleichzeitig. Beides führt dazu, dass Daten unvollständig bleiben – und unvollständige Daten machen jede Auswertung wertlos.

Muss jede Sicherheitskraft ein Diensthandy bekommen? Nicht zwingend, aber die Frage sollte vor dem Start geklärt sein. Der Einsatz privater Geräte wirft Fragen zu Kostenerstattung, Datenschutz und Zumutbarkeit auf, die man nicht nebenbei entscheidet.

Woran merkt man nach der Einführung, dass es sich gelohnt hat? An denselben Posten, mit denen man gerechnet hat: Bürostunden pro Woche, Anzahl kurzfristiger Notbesetzungen, Anzahl beanstandeter Rechnungen und Zeit bis zur Rechnungsstellung. Wer vorher nicht gemessen hat, kann es hinterher nicht belegen.

Wenn Sie diese Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen aufstellen möchten und dafür sehen wollen, wie Plan, Zeiten und Nachweise zusammenhängen, sehen Sie sich CGuardPro an.