Was kostet Software für
ein Sicherheitsunternehmen?

Die drei Abrechnungsmodelle

• Je Nutzer und Monat. Das häufigste Modell, vor allem bei Produkten aus dem englischsprachigen Raum. Es ist leicht zu verstehen und für Büroanwendungen sinnvoll. Im Bewachungsgewerbe hat es einen Haken: Die Fluktuation ist hoch, und jede neue Wachkraft, jeder Aushilfsdienst und jeder Springer schlägt sich unmittelbar im Preis nieder. Fragen Sie nach, was genau als Nutzer zählt — nur aktive Konten oder auch ausgeschiedene, und ab wann eine Änderung wirkt.
• Je Objekt und Monat. Sie zahlen für die Objekte, die Sie tatsächlich betreuen, unabhängig davon, wie viele Kräfte dort im Wechsel Dienst tun. Für den Objektschutz mit Zwölf- und Vierundzwanzig-Stunden-Besetzung ist das die stabilere Größe, weil sie mit dem wächst, was Sie abrechnen — mit dem Auftrag, nicht mit der Personalbewegung. Nach diesem Modell rechnet CGuardPro ab, und die Preise stehen offen auf der Preisseite.
• Angebot auf Anfrage. Legitim bei großen Projekten mit erheblichem Anpassungsbedarf. Für ein mittelständisches Sicherheitsunternehmen bedeutet es meist mehrere Gespräche, bis überhaupt eine Zahl auf dem Tisch liegt — und die Einführung wird häufig separat berechnet. Verlangen Sie in diesem Fall früh eine Gesamtsumme für das erste Jahr, nicht einen Monatspreis.

Die fünf Posten, die Angebote unvergleichbar machen

1. Einrichtung und Einführung. Fragen Sie, ob der Start etwas kostet und wie lange er dauert. Moderne Systeme sind in Tagen einsatzbereit: Objekte anlegen, Dienstplan hinterlegen, QR-Codes drucken, App installieren.
2. Hardware. Wächterkontrollstäbe, Auslesestationen und ihre ewige Ersatzbeschaffung sind der Posten, der über fünf Jahre am unauffälligsten wächst. Rundgänge über QR-Codes und das Smartphone der Wachkraft streichen ihn ersatzlos.
3. Module mit Aufpreis. Kundenportal, Berichte, Supervisor-App, zusätzliche Auswertungen: Klären Sie schriftlich, was im Monatspreis enthalten ist. Was Sie in der Demo gesehen haben, ist nicht automatisch im Angebot enthalten.
4. Laufzeit und Kündigung. Eine lange Mindestlaufzeit ist kein Preis, sondern ein Risiko. Ein Anbieter, der monatlich kündbar anbietet, hat einen Grund, sich die Verlängerung jeden Monat neu zu verdienen.
5. Sprache und Erreichbarkeit des Supports. Ein Ticket in einer anderen Sprache und einer anderen Zeitzone kostet jedes Mal Stunden im Betrieb. Betreuung auf Deutsch ist kein Komfort, sondern Reaktionszeit.

Was Software im Bewachungsgewerbe konkret einspart

Der größte Posten ist selten die Lizenz, sondern die Verwaltungszeit. In vielen Unternehmen entstehen Dienstpläne in Tabellen, Stunden werden von Schichtzetteln abgetippt, und der Monatsbericht für den Auftraggeber wird von Hand aus mehreren Quellen zusammengesetzt. Wenn Dienstplan, Zeiterfassung, Wachbuch und Berichte in einem System liegen, verschwindet dieser Übertragungsaufwand — und mit ihm die Fehler, die dabei entstehen.

Der zweite Posten sind Abzüge und Streitfälle. Ein Auftraggeber, der eine nicht durchgeführte Kontrolle vermutet, kürzt oder verlangt eine Erklärung. Mit verifizierten Rundgängen und einer Zeiterfassung, deren Uhrzeit und Standort vom System kommen, ist diese Diskussion nach einer Abfrage beendet statt nach einer Woche Recherche.

Der dritte Posten ist der schwerste und wird am seltensten gerechnet: gehaltene Aufträge. Ein Auftraggeber, der im Kundenportal sieht, was in seinen Einsatzobjekten passiert, kündigt seltener und schreibt seltener neu aus. Bei öffentlichen Auftraggebern kommt hinzu, dass dokumentierte Kontrollgänge und Berichtsformen häufig direkt im Leistungsverzeichnis stehen — wer sie ohne Zusatzaufwand liefert, kalkuliert schlicht schärfer als ein Bieter, der sie von Hand erstellt.

Die Rechnung, mit der Sie entscheiden

Nehmen Sie drei Zahlen aus Ihrem eigenen Betrieb. Erstens: die Stunden, die Verwaltung und Einsatzleitung monatlich für Dienstpläne, Stundenerfassung und Berichte aufwenden, multipliziert mit Ihrem internen Stundensatz. Zweitens: was Sie im vergangenen Jahr an Kürzungen, Nachverhandlungen und ungeklärten Stundenstreitigkeiten getragen haben. Drittens: den Jahreswert eines mittleren Auftrags. Stellen Sie diese Summe den Gesamtkosten des ersten Jahres gegenüber — nicht dem Monatspreis. In den meisten Rechnungen trägt bereits die erste Position den größten Teil.

Und prüfen Sie zum Schluss den Punkt, den keine Tabelle abbildet: Nutzen Ihre Wachkräfte es tatsächlich? Eine Plattform, die im Objekt zu umständlich ist, wird umgangen — und dann zahlen Sie für Daten, die niemand erfasst. Deshalb ist die aussagekräftigste Demo die, in der eine Ihrer Kräfte an einem echten Objekt einen Rundgang läuft und ein Vorkommnis meldet.