Der Assistent, der handelt,
nicht nur antwortet
Schreiben Sie ihm, wie Sie es dem Kollegen in der Leitstelle schreiben würden: „Müller ist nicht zum Dienst erschienen. Melde den Ausfall und sag mir, wer einspringen kann.“ VigIA sucht die Person, erfasst den Ausfall, zeigt Ihnen eine Karte zum Bestätigen und schlägt Vertretungen vor — in Ihrem Portal, mit Ihren Rechten und mit Protokoll.
Der Name kommt aus dem Spanischen: vigía ist der Ausguck, der von oben sieht und zuerst meldet. Mit der KI darin.
VigIA
Assistent für den Einsatzbetrieb
Herr Müller ist nicht zur Frühschicht am Nordtor erschienen. Melde den Ausfall und sag mir, wer einspringen kann.
Gefunden: Thomas Müller in der Schicht 06:00–18:00 am Einsatzobjekt Werk Nord — Pforte Nordtor. Soll ich den Ausfall erfassen?
Aktion bestätigen
Unentschuldigtes Fehlen von Thomas Müller in der heutigen Schicht am Nordtor erfassen und eine offene Besetzung anlegen.
Erfasst. Drei Wachkräfte kommen für die Vertretung in Frage — zwei davon sind heute frei und im Objekt eingewiesen. Soll ich anfragen?
Beispielgespräch. Namen und Objekte sind frei erfunden.
Der Vormittag in der Disposition ist immer derselbe
Um kurz nach sechs meldet sich das erste Objekt: Eine Wachkraft ist nicht erschienen. Bis acht Uhr sind es drei. Dazwischen ruft ein Auftraggeber an und will den Bericht vom Vormonat, jemand aus dem Büro fragt, wer gestern zu spät kam, und eine neue Kollegin wartet seit zwei Tagen auf ihre Einladung ins System. Nichts davon ist schwierig. Alles davon kostet Klicks, Fenster und Aufmerksamkeit — und passiert genau dann, wenn am wenigsten davon übrig ist.
Das ist die Lücke, für die VigIA gebaut wurde. Er ersetzt keine Entscheidung und keine Verantwortung. Er nimmt den Weg zwischen der Entscheidung und ihrer Ausführung ab: Person suchen, Ausfall erfassen, Vertretung finden, Objekt besetzen, Bericht erzeugen und verschicken. Was Sie sonst über vier Bildschirme verteilen, sagen Sie in einem Satz — und bestätigen es in einem Klick.
Der Unterschied zu einem Chatbot, der nur Auskunft gibt, ist genau dieser: VigIA hat Hände. Und weil er Hände hat, sind die Regeln, unter denen er arbeitet, wichtiger als die Liste dessen, was er kann.
Was Sie ihm sagen können
Kein Befehlssatz und keine Syntax — normale Sätze auf Deutsch. Diese Vorgänge führt er heute aus.
Personal
- ✓ Wachkräfte und Büropersonal mit der passenden Rolle einladen
- ✓ Eine Person in der Belegschaft suchen und ihre Akte öffnen
- ✓ Den Dienstplan einer Wachkraft für einen Zeitraum abfragen
- ✓ Ein Memo oder eine Anweisung für jemanden anlegen
Besetzung des Tages
- ✓ Einen Ausfall mit dem tatsächlichen Grund melden
- ✓ Vertretungen vorschlagen lassen, nach Eignung sortiert
- ✓ Ein unbesetztes Objekt mit der Kraft besetzen, die Sie auswählen
- ✓ Ersatz über die hinterlegten Kanäle suchen und mit der ersten Zusage schließen
- ✓ Jemanden befristet auf ein anderes Objekt versetzen, mit Datum
- ✓ Eine Meldung zurücknehmen, die sich von selbst erledigt hat
Auftraggeber und Objekte
- ✓ Einen neuen Auftraggeber anlegen
- ✓ Ein Einsatzobjekt und ein Objekt darunter anlegen
- ✓ Den Bericht eines Auftraggebers fertig erzeugen und per E-Mail senden
- ✓ Kurzüberblick zu einem Auftraggeber: Vorkommnisse, Rundgänge, Besetzung
Fragen zur Lage
- ✓ Wie ist die Besetzung gerade?
- ✓ Welche Vorkommnisse gab es diese Woche?
- ✓ Wer kam zu spät, wer hat das Dienstende nicht erfasst?
- ✓ Überblick über die Stunden des Abrechnungszeitraums
- ✓ Was fehlt noch, um die Einrichtung des Unternehmens abzuschließen?
Drei Regeln, die eine KI mit Händen erst vertretbar machen
In einem Sicherheitsunternehmen hängt an jeder Aktion ein Mensch, ein Objekt und ein Vertrag. Deshalb sind diese drei Punkte keine Einstellung, sondern eingebaut.
Nichts wird ohne Ihre Bestätigung ausgeführt
Jede Aktion, die etwas verändert, erscheint vorher als Karte: was passieren wird und wen es betrifft, mit Vor- und Nachnamen statt mit internen Kennungen. Ohne Klick auf Bestätigen passiert nichts. Reine Fragen werden direkt beantwortet, weil sie nichts verändern.
Die Karte ist serverseitig signiert und läuft nach wenigen Minuten ab. Zweimal bestätigen führt nicht zweimal aus.
Er arbeitet mit Ihren Rechten, nie mit mehr
VigIA handelt als die Person, die schreibt. Wer eine Sache über die Oberfläche nicht darf, bekommt sie auch im Chat nicht. Es gibt keinen Roboterbenutzer mit Sonderrechten — und für besonders heikle Schritte, etwa das Anlegen von Administratoren, gibt es sie bewusst überhaupt nicht per Chat.
VigIA ist ein Werkzeug für das Büro. Die Apps der Wachkräfte und Einsatzleiter bedient er nicht.
Alles bleibt nachlesbar
Wer was wann angefragt hat, was ausgeführt wurde und mit welchem Ergebnis: Das gesamte Gespräch bleibt gespeichert und ist später lesbar. „Das hat die KI gemacht“ ist keine Antwort, die man einem Auftraggeber geben kann.
Auch fehlgeschlagene Versuche stehen mit ihrem Grund im Ereignisprotokoll.
Wo VigIA sitzt — und wo bewusst nicht
VigIA lebt im Portal Ihres Unternehmens, also dort, wo Disposition, Einsatzleitung und Verwaltung ohnehin arbeiten. Er hat keinen eigenen Zugang und keine eigenen Rechte: Was er sieht und tun darf, ergibt sich vollständig aus dem Konto der Person, die gerade schreibt. Ein Disponent bekommt die Möglichkeiten eines Disponenten, nicht mehr.
In den Apps der Wachkräfte und Einsatzleiter gibt es ihn nicht. Das ist eine bewusste Entscheidung: Im Feld zählt, dass eine Meldung mit zwei Fingertipps abgesetzt ist und der Notruf ohne Nachdenken ausgelöst wird — nicht, dass jemand mit einem Assistenten diskutiert. Was die Wachkraft an ihrem Objekt braucht, steht in der App für Sicherheitskräfte, und was der Auftraggeber sehen soll, steht im Kundenportal.
Auch inhaltlich ist die Grenze eng gezogen. VigIA spricht über Ihre Operation und über nichts sonst. Er arbeitet ausschließlich auf den Daten Ihres eigenen Unternehmens, und jede Anfrage sowie jede Ausführung landet im Ereignisprotokoll — mit Zeitpunkt, Person und Ergebnis, auch dann, wenn etwas fehlschlägt. Wenn ein Auftraggeber später fragt, warum eine Vertretung so und nicht anders gesetzt wurde, ist die Antwort nachlesbar.
Und wenn Sie keine KI im Betrieb wollen, schalten Sie sie pro Unternehmen ab. Das Portal arbeitet danach exakt wie vorher weiter. VigIA ist eine Erleichterung, keine Voraussetzung.
Häufig gestellte Fragen
Kann VigIA etwas tun, ohne dass ich es freigebe? +
Nein. Jede verändernde Aktion — einladen, anlegen, melden, besetzen, versetzen — erscheint zuerst als Bestätigungskarte mit den echten Namen der Betroffenen und wird nur ausgeführt, wenn Sie bestätigen. Reine Auskünfte wie „Wie ist die Besetzung gerade?“ werden sofort beantwortet, weil sie nichts verändern.
Was, wenn ein Mitarbeiter etwas verlangt, das ihm nicht zusteht? +
VigIA erbt die Rechte der schreibenden Person. Wer eine Aktion über die Oberfläche nicht ausführen darf, erreicht sie auch über den Chat nicht. Zusätzlich gibt es eine Untergrenze: Bestimmte Schritte, etwa das Anlegen von Administratoren, sind per Chat grundsätzlich ausgeschlossen und bleiben Handarbeit.
Und wenn er zwei ähnliche Namen verwechselt? +
Genau deshalb zeigt die Bestätigungskarte den vollständigen Namen der Person und das betroffene Objekt, nicht eine interne Kennung. Schlägt VigIA den falschen Müller vor, sehen Sie es vor der Bestätigung und korrigieren es im selben Gespräch. Ein Verständnisfehler wird so nie zu einer ausgeführten Aktion.
Beantwortet er auch Fragen, die nichts mit unserem Betrieb zu tun haben? +
Nein, und das ist beabsichtigt. VigIA spricht ausschließlich über Ihre Operation: Wachkräfte, Auftraggeber, Objekte, Besetzung, Vorkommnisse, Dienstpläne. Bei allem anderen verweist er zurück auf das Thema. Er gibt außerdem nicht preis, wie er konfiguriert ist, und akzeptiert nicht, dass sich jemand als eine andere Person ausgibt.
Wohin gehen unsere Daten? +
VigIA arbeitet ausschließlich auf den Daten Ihres eigenen Unternehmens; die Daten eines anderen Unternehmens gelangen niemals in Ihr Gespräch. Er sieht genau das, was die schreibende Person ohnehin sehen darf. Der Betrieb ist auf die DSGVO ausgelegt, mit Datenhaltung in der Europäischen Union.
Was kostet das? +
Jedes Unternehmen hat ein monatliches Nachrichtenkontingent inklusive. Ist es aufgebraucht, wird jede weitere Nachricht aus demselben Guthaben abgerechnet, das auch SMS und Nachrichtenkanäle nutzen — eine Aufladung für alles. In den Einstellungen sehen Sie den Verbrauch des laufenden Monats.
Wir wollen keine KI im Unternehmen. Lässt sie sich abschalten? +
Ja, vollständig und pro Unternehmen. Nach dem Abschalten arbeitet das Portal exakt wie vorher — VigIA ist eine Hilfe, keine Komponente, von der die Operation abhängt.
Der Betrieb ist auf die DSGVO ausgelegt, mit Datenhaltung in der Europäischen Union. Welche Pflichten Sie beim Einsatz eines KI-gestützten Werkzeugs im eigenen Unternehmen treffen — etwa gegenüber dem Betriebsrat oder in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis —, klären Sie mit der Datenschutzaufsicht Ihres Bundeslandes und Ihrer Rechtsberatung. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.
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