Dienstplan: 24-Stunden-Wechselschicht, 12 Stunden und frei

Fast jede Deckungslücke, die wir gesehen haben, beginnt mit demselben Missverständnis: Der Dienst wird der Person zugeteilt. Wird er nicht. Der Dienst gehört zum Objekt; wer dort eingesetzt wird, erbt, was das Objekt längst entschieden hat. Wer eine 24-Stunden-Wechselschicht um Menschen herum baut statt um das Objekt, hat irgendwann zwei Mitarbeiter am Tag und niemanden in der Nacht – und merkt es, wenn der Auftraggeber anruft.

Diese Anleitung geht die drei Arten durch, ein Objekt zu besetzen – 24 Stunden im Wechsel, 12 Stunden Tag oder Nacht, und frei definiert – in der Reihenfolge, in der die Entscheidungen tatsächlich fallen müssen.

Erst das Objekt, dann das Muster, zuletzt die Person

Drei getrennte Entscheidungen, die man nicht vermischen sollte:

1. Die Besetzung des Objekts. Welche Stunden müssen abgedeckt sein? Zwölf am Tag, zwölf in der Nacht, alle vierundzwanzig oder ein eigenes Zeitfenster.
2. Das Rotationsmuster. Wie viele Tage Dienst und wie viele frei für den, der dort steht. Es gehört zum Objekt, nicht zur Person: einmal gesetzt, gilt es für alle.
3. Die Zuweisung. Welcher Mitarbeiter – und ab welchem Startdatum. Dieses Datum ist keine Formalie: Es entscheidet, an welcher Stelle des Zyklus jemand einsteigt.

Beim Anlegen eines Objekts wählen Sie eine von vier Besetzungsarten: 12h Tag (07:00–19:00), 12h Nacht (19:00–07:00), 24 Stunden oder Frei definiert. Diese Wahl bestimmt, wie viele feste Plätze das Objekt bekommt und welche Muster Ihnen danach angeboten werden.

Die Besetzung wird einmal je Objekt festgelegt – alles Weitere hängt daran.

Die 24-Stunden-Wechselschicht

Wählen Sie 24 Stunden, entsteht das Objekt mit zwei festen Plätzen. Jetzt kommt die Frage, die die meisten überspringen – und sie trennt zwei völlig verschiedene Betriebsarten.

Echter Wechsel

Das Muster enthält Nächte. Der Klassiker ist 4-4-2: vier Tagdienste, vier Nachtdienste, zwei freie Tage – ein Zehn-Tage-Zyklus. Beide Plätze teilen sich dasselbe Fenster (07:00–19:00), und es ist die Rotation, die einen in die Nacht trägt, während der andere am Tag steht. Über den Monat durchläuft dieselbe Person beide Hälften der Uhr.

Sinnvoll, wenn die Nachtlast gleichmäßig im Team verteilt sein soll und der Nachtzuschlag nicht immer bei derselben Person landet.

Feste Dienste: einer immer Tag, einer immer Nacht

Das Muster enthält keine Nachtphase. Jeder Platz bleibt in seiner Spur, mit gespiegelten Zeiten: 07:00–19:00 und 19:00–07:00. Niemand wechselt; entschieden wird nur, wie oft jemand frei hat.

Sinnvoll, wenn Mitarbeiter Planbarkeit verlangen, wenn der Nachtdienst anders vergütet wird oder wenn der Auftraggeber darauf besteht, dass nachts immer dieselbe Person kommt, weil sie das Objekt im Dunkeln kennt.

Der Fehler, der die ganze Nacht kostet: beides mischen. Das Objekt als 24 Stunden führen, ein Muster ohne Nachtphase wählen und beide Plätze auf 07:00–19:00 stehen lassen. Der Tag ist doppelt besetzt, die Nacht leer – und in jeder Übersicht steht weiterhin „24 Stunden”. Deshalb fragt das System ausdrücklich, ob Wechsel oder feste Dienste, statt es Sie erraten zu lassen.

Die Phase kommt aus dem Startdatum

Das ist das am wenigsten verstandene Detail – und das, welches die meiste Deckung ruiniert. Wo jemand im Zyklus landet, wird aus seinem Startdatum berechnet. Weisen Sie beide festen Plätze mit demselben Datum zu, arbeiten beide an denselben Tagen und haben an denselben Tagen frei: Das Objekt ist an manchen Tagen doppelt besetzt und an anderen verwaist.

Zum Versetzen müssen die Startdaten unterschiedlich sein. Bei einem 4-4-2 bringt ein Abstand in Länge des Tagblocks den einen in den Tag- und den anderen in den Nachtblock. Am Objekt selbst gibt es dafür nichts einzustellen – die Phase ist das Datum.

12 Stunden Tag oder Nacht

Der einfachste Fall. Sie wählen 12h Tag oder 12h Nacht, das Objekt entsteht mit einem festen Platz, und die Zeiten liegen fest auf 07:00–19:00 bzw. 19:00–07:00.

Das Muster kennt hier keine Nächte: Es sagt nur, wie viele Tage am Stück gearbeitet und wie viele freigenommen wird. Vorgeschlagen wird 8-2 (acht Dienst, zwei frei, Zehn-Tage-Zyklus); 5-2, 6-1 oder ein selbst angelegtes Muster stehen ebenso zur Verfügung.

Die eigentliche Frage eines 12-Stunden-Objekts ist nicht das Muster, sondern wer die freien Tage übernimmt. Ein Objekt, das der Auftraggeber täglich besetzt haben will, braucht auch an den freien Tagen des Stammmitarbeiters jemanden. Genau dafür gibt es den Springer: jemand ohne festes Objekt, der die freien Tage mehrerer Objekte aneinanderreiht. Laufen alle Objekte im selben Zyklus, fallen die freien Tage versetzt und eine Person kann sie verketten; laufen sie in unterschiedlichen Zyklen, überlappen sie – und Sie brauchen mehr Leute für dieselbe Fläche.

Frei definierte Dienste

Für alles, was in keine der Formen passt: ein Lager von 06:00 bis 22:00, eine Pforte, die mittags öffnet, eine Veranstaltung über Mitternacht hinaus. Sie legen das Fenster mit beliebigen Zeiten fest, und es darf 00:00 überschreiten.

Zwei Entscheidungen gibt es nur hier:

Dienstlänge je Mitarbeiter. Sie können das Fenster in Blöcke zu 4, 6, 8, 12 oder 24 Stunden teilen; jeder Block wird ein Platz mit eigenen Zeiten. Die Bedingung ist arithmetisch: Der Block muss das Fenster restlos teilen. Ein 16-Stunden-Fenster teilt sich in zwei Achter oder vier Vierer, aber nicht in Sechser. Deshalb sind manche Optionen ausgegraut – sie sind nicht kaputt, sie gehen nicht auf.

Abdeckung der freien Tage. Zwei Wege:

• Springer übernimmt die freien Tage – der Regelfall. Ein Stammmitarbeiter je Block plus jemand, der an dessen freien Tagen einspringt.
• Feste Mitarbeiter im Wechsel – ohne Springer. Mehrere Feste teilen sich denselben Block, versetzt zueinander, sodass immer genau einer im Dienst ist. Das ist der Klassiker 24 an / 24 frei: zwei Mitarbeiter, Muster 1-1, einer beginnt heute, der andere morgen.

Der Wechsel verlangt, dass der Zyklus ein exaktes Vielfaches der Diensttage ist: 1-1, 2-2 und 3-3 funktionieren; ein 4-4-2 bedeutet hier nichts, und das System lehnt es ab, statt einen unmöglichen Plan zu erzeugen.

Wie die Zahlen im Muster zu lesen sind

Ihre Bedeutung ändert sich mit der Besetzungsart – das lohnt genaues Hinsehen:

• Bei einem 24-Stunden-Objekt heißt 4-4-2: vier Tage · vier Nächte · zwei frei. Zyklus: zehn Tage.
• Bei einem 12-Stunden-Objekt heißt 8-2: acht Dienst · zwei frei. Zyklus: zehn Tage. Ein Nachtfeld gibt es nicht, weil die Nacht aus dem Zeitfenster des Objekts kommt, nicht aus dem Muster.

Null freie Tage ist ein gültiges Muster. Es gibt Objekte, die dieselbe Person jeden Tag abdeckt – ein kleiner Empfang, ein Auftraggeber, der ein bekanntes Gesicht verlangt – und das System speichert es genau so. Ob das Arbeitsrecht es zulässt, ist eine andere Frage: Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten unterscheiden sich je nach Rechtsraum und Vertragsart. Klären Sie das mit der zuständigen Behörde und Ihrer Rechtsberatung; dies ist keine Rechtsberatung.

Die Sicherheitskraft sieht genau den Plan, den die Zentrale erzeugt hat – niemand muss etwas weiterleiten.

Was nach dem Speichern passiert

Bei der Zuweisung erzeugt das System die Dienste im Voraus – bis zu einem Jahr –, sodass nichts wöchentlich neu gebaut werden muss. Ab da:

• Der Plan des Objekts ist nach Tag, Woche und Monat sichtbar: Dienstplanung.
• Jede Sicherheitskraft sieht ihre Dienste in der App, mit Zeiten und Objekt.
• Die Zeiterfassung wird gegen den geplanten Dienst gehalten, sodass verspätete Antritte und vorzeitige Abgänge von selbst auffallen, ohne dass jemand sie meldet.
• Erscheint niemand, taucht die Lücke als unbesetzt auf, statt über eine Beschwerde bekannt zu werden.

Ein späterer Musterwechsel löscht die Vergangenheit nicht: Bereits geleistete Dienste bleiben, weil sie die Grundlage für Abrechnung und Nachweise sind – und von Hand gesetzte Dienste (eine Versetzung, eine erfasste Abwesenheit, eine Vertretung) bleiben ebenfalls, weil sie Entscheidungen der Einsatzleitung sind und nicht Ergebnis der Rotation.

Eine Reihenfolge, die fast allen Ärger vermeidet

1. Die Besetzung aus dem Vertrag ableiten, nicht aus dem Personal, das heute gerade da ist.
2. Bei 24 Stunden zuerst entscheiden: Wechsel oder feste Dienste.
3. Über alle Objekte dieselbe Zykluslänge nutzen, damit ein Springer die freien Tage verketten kann.
4. Bei zwei festen Plätzen unterschiedliche Startdaten vergeben.
5. Den erzeugten Plan ansehen, bevor Sie die Maske schließen. Eine Lücke sieht man im Raster sofort; einen Anruf um drei Uhr nachts nicht.

Wenn Sie sehen möchten, wie das mit Ihren Objekten aussieht: CGuardPro ansehen oder schreiben Sie uns – wir gehen es mit Ihren echten Objekten durch.