Kosten senken, ohne die Bewachung zu verschlechtern

Wenn ein Sicherheitsdienst Kosten senken muss, fällt der Blick fast immer zuerst auf die Besetzung – weniger Stunden, kürzere Übergaben, ein Dienstposten weniger in der Nacht. Das ist die schnellste Ersparnis und zugleich die teuerste Entscheidung, die man treffen kann. Denn was hier eingespart wird, kommt als Reklamation, als Vertragsstrafe oder als Kündigung zurück, und der verlorene Auftrag kostet weit mehr als die Stunden, die man gestrichen hat.

Die Kosten, die man wirklich senken kann, liegen an anderer Stelle: in bezahlter Zeit, die keine Bewachung erzeugt. Leerlauf im Dienstplan, Fahrzeiten zwischen Objekten, Überstunden aus kurzfristiger Umplanung, Verwaltungsstunden im Büro und Papierprozesse, die dreimal dieselbe Information abschreiben. Dieser Beitrag geht diese fünf Bereiche durch – und benennt zum Schluss die Einsparungen, von denen man die Finger lassen sollte.

Kosten senken im Sicherheitsdienst: wo entsteht bezahlte Zeit ohne Wirkung?

Bevor man spart, muss man wissen, wofür bezahlt wird. In der Bewachung gibt es drei Arten von Stunden: Stunden am Dienstposten, Stunden auf dem Weg und Stunden in der Verwaltung. Der Auftraggeber bezahlt in aller Regel nur die erste Art. Die anderen beiden entstehen trotzdem und sind der eigentliche Hebel.

Diese Aufteilung lässt sich nur betrachten, wenn Beginn und Ende der Dienste am Objekt erfasst werden und nicht im Nachhinein im Büro nachgetragen. Ohne diese Grundlage bleibt jede Kostendiskussion eine Diskussion über Vermutungen – siehe dazu Zeiterfassung im Sicherheitsdienst.

1. Leerlauf im Dienstplan

Leerlauf entsteht selten absichtlich. Er entsteht durch Schichtgrenzen, die nicht zu den Anforderungen des Einsatzobjekts passen: eine Schicht, die eine Stunde vor dem eigentlichen Bedarf beginnt, weil es historisch so war; zwei Dienstposten, deren Zeiten sich überlappen, obwohl die Übergabe zwanzig Minuten dauert; ein Wochenenddienst, der aus einer Vertragsphase stammt, in der der Auftraggeber noch samstags produziert hat.

Der Prüfweg ist simpel und wird trotzdem selten gegangen: Jeden Dienstposten einmal im Jahr gegen den tatsächlichen Bedarf des Auftraggebers legen. Wann kommt die erste Schicht des Auftraggebers, wann fährt die letzte Lieferung, wann steht das Objekt wirklich leer. Nicht selten kommt dabei heraus, dass man Zeiten bewacht, in denen niemandem etwas passieren kann, während ein tatsächlich riskantes Fenster unbesetzt ist.

Wichtig: Das Ergebnis ist nicht automatisch weniger Bewachung. Häufig ist es dieselbe Stundenzahl, anders gelegt – und das ist ein Gespräch, das man mit dem Auftraggeber führen kann, ohne den Preis zu senken. Ein gepflegter Dienstplan für den Sicherheitsdienst macht solche Überlappungen und Lücken überhaupt erst sichtbar.

Überlappungen und historisch gewachsene Schichtgrenzen fallen erst auf, wenn alle Dienstposten nebeneinanderliegen.

2. Fahrzeiten im Revierdienst

Im Revierdienst ist die Fahrzeit der größte unproduktive Posten. Sie wird bezahlt, sie belegt ein Fahrzeug, sie verbraucht Kraftstoff – und sie erzeugt keine Bewachung, außer man betrachtet die Fahrt selbst als Präsenz.

Zwei Ansätze helfen, ohne die Leistung anzutasten:

• Reihenfolge nach Geografie statt nach Gewohnheit. Viele Routen sind über Jahre gewachsen, oft in der Reihenfolge, in der die Objekte gewonnen wurden. Eine Neusortierung nach Wegstrecke spart Fahrzeit, ohne dass ein Objekt weniger angefahren wird.
• Zeitfenster statt fester Uhrzeiten. Wenn mit dem Auftraggeber ein Fenster statt einer festen Minute vereinbart ist, lassen sich Fahrten bündeln. Zusätzlicher Nutzen: Die Kontrolle wird für Dritte weniger vorhersehbar, was im Objektschutz ohnehin erwünscht ist.

Belastbar wird beides nur mit echten Wegstrecken und Standzeiten statt mit geschätzten Routen. Erfasste Fahrten – siehe GPS-Ortung in der Sicherheit – zeigen, wo tatsächlich Zeit verloren geht. Und sie zeigen manchmal, dass ein Objekt am Rand des Reviers die gesamte Tour verteuert; dann ist die richtige Antwort ein angepasster Preis für dieses Objekt und keine schnellere Fahrweise.

3. Überstunden aus kurzfristiger Umplanung

Überstunden entstehen in der Bewachung selten aus Mehrarbeit, die jemand geplant hat. Sie entstehen aus Löchern: Eine Sicherheitskraft fällt aus, jemand verlängert die Schicht, weil sonst der Dienstposten leer bliebe, und aus zwei Stunden Notlösung werden über den Monat viele bezahlte Zusatzstunden zu ungünstigen Sätzen.

Die eigentliche Ursache ist meistens nicht der Ausfall selbst, sondern der Zeitpunkt, zu dem er bemerkt wird. Wenn ein Ausfall erst um 21:40 Uhr auffällt, weil um 22:00 Uhr niemand am Objekt eingetroffen ist, bleibt nur die teuerste Lösung. Wenn er um 16:00 Uhr bekannt ist, gibt es meistens mehrere.

Konkret hilft:

• Frühe Sichtbarkeit offener Dienste. Nicht besetzte Schichten müssen im Plan auffallen, nicht in einer Erinnerung des Disponenten.
• Ein gepflegter Vertretungskreis je Objekt. Wer eingewiesen ist und verfügbar, ist billiger als der, der einen Nachtzuschlag oben drauf bekommt, weil er der Einzige war, der ans Telefon ging.
• Ruhezeiten im Blick behalten. Eine Umplanung, die eine Ruhezeit verletzt, erzeugt Folgeprobleme, die deutlich teurer sind als die eingesparte Stunde.

4. Verwaltungsaufwand im Büro

Der unauffälligste Kostenblock: Bürostunden, die dadurch entstehen, dass dieselbe Information mehrfach angefasst wird. Der Dienstplan wird in einer Tabelle gepflegt, die Stunden werden aus Zetteln übertragen, die Meldungen werden für den Monatsbericht abgetippt, und für die Rechnungsprüfung sucht jemand in drei Ablagen nach Belegen.

Der Test ist einfach: Wählen Sie eine beliebige Information – etwa “Wachkraft X war am Objekt Y von 22 bis 6 Uhr” – und zählen Sie, an wie vielen Stellen sie im Unternehmen erfasst, übertragen oder abgeschrieben wird. Jede Stelle über die erste hinaus ist Verwaltungszeit ohne Wert und zugleich eine Fehlerquelle. Und jeder Fehler dieser Art wird später ein zweites Mal bezahlt: als Rückfrage des Auftraggebers zur Rechnung.

5. Papierprozesse in der Dienstdurchführung

Handschriftliche Wachbücher, Rundgangszettel und abfotografierte Notizen kosten dreifach: bei der Erfassung, bei der Übertragung und beim Suchen. Der teuerste Moment kommt jedoch später – wenn ein Auftraggeber vier Wochen nach einem Vorfall wissen will, was genau passiert ist, und jemand einen Nachmittag lang Ordner durchsieht.

Ein digitales Wachbuch verschiebt diesen Aufwand an die Stelle, an der er ohnehin entsteht: zur Sicherheitskraft am Objekt, die den Eintrag einmal macht. Danach wird er nur noch gelesen, nicht mehr abgeschrieben.

Ein Eintrag, der einmal am Objekt entsteht, spart die Bürostunden, die sonst mit Abtippen und Suchen vergehen.

Wovon man die Finger lassen sollte

Vier Sparmaßnahmen, die kurzfristig wirken und mittelfristig mehr kosten:

• Die Besetzung unter das zugesagte Maß drücken. Der schnellste Weg zu Reklamationen und zum Vertrauensverlust – und im Schadenfall zusätzlich ein Haftungsthema.
• Die Einweisung neuer Kräfte kürzen. Eine nicht eingewiesene Sicherheitskraft macht Fehler am Objekt, die der Einsatzleiter danach ausbügeln muss.
• Übergabezeiten streichen. Die Schichtübergabe ist der Moment, in dem Wissen weitergegeben wird. Wer sie streicht, spart Minuten und verliert Informationen.
• An der Ausstattung sparen. Fehlende Lampe, defektes Gerät, schlechte Bekleidung: Das kostet Motivation und erhöht die Fluktuation – und Fluktuation ist einer der teuersten Posten überhaupt.

Vorgaben nicht als Sparfeld behandeln

Arbeitszeit- und Ruhezeitregelungen, tarifliche Vorgaben, Anforderungen an Qualifikation und Zuverlässigkeit des eingesetzten Personals sowie Dokumentationspflichten sind kein Bereich, in dem sich sparen lässt. Diese Vorgaben ändern sich laufend und werden je nach Bundesland und zuständiger Behörde unterschiedlich ausgelegt.

Verlassen Sie sich für Ihre Planung nicht auf Angaben aus Fachbeiträgen, sondern klären Sie den aktuellen Stand mit Ihrer Rechts- und Steuerberatung und, soweit die gewerberechtliche Erlaubnis oder die Registrierung betroffen ist, mit der zuständigen Behörde. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wo lässt sich im Sicherheitsdienst am schnellsten sparen, ohne die Qualität zu senken? Bei den Überstunden aus kurzfristiger Umplanung. Wenn offene Dienste früher sichtbar werden, entfällt ein großer Teil der teuren Notlösungen – ohne dass sich am Objekt irgendetwas ändert.

Ist eine Software nicht selbst ein zusätzlicher Kostenblock? Sie ist eine Ausgabe, die sich an eingesparten Bürostunden, weniger Fehlbesetzungen und schnellerer Abrechnung messen lassen muss. Diese Rechnung sollte man vor der Einführung aufstellen und nach einigen Monaten ehrlich prüfen.

Wie viel Leerlauf ist normal? Etwas Puffer für Übergaben und Wege ist notwendig und sinnvoll. Auffällig wird es, wenn sich Schichtgrenzen nicht mehr aus dem Bedarf des Einsatzobjekts erklären lassen, sondern nur noch aus der Vergangenheit.

Kann man Kosten senken und dem Auftraggeber trotzdem mehr bieten? Häufig ja, weil viele Ersparnisse im eigenen Ablauf liegen und nicht am Objekt. Weniger Verwaltungsaufwand bedeutet oft sogar bessere Nachweise, weil Informationen nur noch einmal erfasst und dann direkt verwendet werden.

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