Öffentliche Ausschreibungen gewinnen, ohne sich zu verkaufen

Die häufigste Erfahrung mittelständischer Sicherheitsunternehmen mit öffentlichen Vergaben lautet ungefähr so: viel Aufwand, schmerzhafte Kalkulation, und am Ende gewinnt jemand mit einem Satz, den man selbst nicht darstellen kann. Daraus zieht man leicht den falschen Schluss: dass man eine Ausschreibung für Sicherheitsdienstleistungen nur über den Preis gewinnen kann und entweder mitgeht oder draußen bleibt.

Wer sie gewinnen will, ohne sich dabei selbst zu ruinieren, muss an zwei Stellen arbeiten, die beide vor der Kalkulation liegen: an der eigenen Nachweisfähigkeit, damit man überhaupt wertbar bleibt, und am Verständnis dessen, was ausgeschrieben ist. Ein erheblicher Teil der Angebote scheitert nicht am Preis, sondern an Formalien und an Antworten auf Fragen, die gar nicht gestellt wurden.

Ausschreibungen für Sicherheitsdienstleistungen gewinnen: Eignungsnachweise ins Regal, nicht in die Abgabewoche

Die Frist ist immer zu kurz. Das ist keine Ausnahme, sondern die Regel — und deshalb ist Vorbereitung der eigentliche Wettbewerbsvorteil.

Legen Sie eine dauerhaft gepflegte Sammlung an, in der alles liegt, was regelmäßig verlangt wird: Nachweise zur Erlaubnis und zur Eintragung des Unternehmens, Versicherungsnachweise, Bescheinigungen von Behörden und Sozialversicherungsträgern, Angaben zu Umsatz und Beschäftigtenzahl, Qualifikationsnachweise des Personals, Referenzen mit Ansprechpartner und Beschreibung, sowie interne Unterlagen zu Arbeitsschutz, Qualitätssicherung und Datenschutz.

Drei Regeln dazu, die den Unterschied machen:

• Ein Verantwortlicher, ein Ablageort, ein Prüftermin. Nachweise haben Gültigkeitsdauern. Eine Sammlung, die niemand pflegt, ist im Ernstfall wertlos.
• Referenzen laufend aufbauen. Fragen Sie zufriedene Auftraggeber, solange sie zufrieden sind — nicht in der Abgabewoche. Eine Referenz, die Objektart, Umfang und Zeitraum konkret beschreibt, wiegt schwerer als eine allgemeine Zufriedenheitsbekundung.
• Formalien ernst nehmen. Fehlende Unterlagen, nicht ausgefüllte Formblätter, überschrittene Fristen und Angebote in falscher Form sind der häufigste Ausschlussgrund überhaupt — und der ärgerlichste, weil er nichts mit Leistungsfähigkeit zu tun hat.

Welche Nachweise konkret gefordert werden dürfen, wie Fristen laufen, welche Formen der Übermittlung gelten und wie Nachforderungen gehandhabt werden, ist vergaberechtlich geregelt, unterscheidet sich je nach Auftraggeber und Bundesland und ändert sich über die Zeit. Prüfen Sie das für jedes Verfahren mit der ausschreibenden Stelle und mit einer im Vergaberecht erfahrenen Rechtsberatung; dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Das Leistungsverzeichnis genau lesen — und zwar ganz

Der zweithäufigste Fehler ist Lesen im Schnelldurchlauf. Ein Leistungsverzeichnis für Bewachungsleistungen enthält regelmäßig Vorgaben, die den Preis vollständig verändern und trotzdem überlesen werden:

• Besetzungszeiten im Detail, einschließlich Feiertagen, Betriebsruhe und saisonaler Abweichungen. Ein Objekt, das an drei Wochen im Jahr doppelt besetzt sein muss, ist ein anderes Objekt.
• Geforderte Qualifikationen je Posten. Eine einzige Position mit erhöhter Anforderung verändert die Personalstruktur.
• Sprachanforderungen bei Publikumsverkehr.
• Übergabezeiten, die zusätzlich zur reinen Dienstzeit zu vergüten oder eben nicht zu vergüten sind.
• Ausstattungsvorgaben: bestimmte Kleidung, Fahrzeug, Kommunikationsmittel, Dokumentationssysteme.
• Nachweis- und Berichtspflichten: Wie oft, in welcher Form, an wen. Das ist Verwaltungsaufwand mit Preisschild.
• Reaktionszeiten und Vertretungsregelungen, inklusive der Frage, was bei Ausfall gilt.
• Vertragsstrafen und Kündigungsregelungen. Sie gehören zur Risikobewertung, bevor sie zur Überraschung werden.

Aus dieser Lektüre entsteht die Bieterfrage. Wo etwas unklar ist, fragen Sie — fristgerecht und schriftlich. Das kostet nichts, klärt Kalkulationsrisiken und zeigt der ausschreibenden Stelle, dass jemand das Verzeichnis wirklich gelesen hat. Was viele nicht wissen: Die Antworten gehen an alle Bieter, was den Wettbewerb fairer macht, aber die eigene Sorgfalt nicht entwertet.

Bevor ein Preis entsteht, muss der Plan stehen: Wer wie oft in welcher Besetzung — inklusive Vertretung.

Qualitätskriterien bedienen, statt nur den Preis zu drücken

Wenn neben dem Preis Qualitätskriterien gewertet werden, entscheidet sich dort ein erheblicher Teil des Verfahrens — und genau dort geben viele Angebote Punkte ohne Not ab, weil sie allgemein statt konkret antworten.

Typische Kriterien und was eine gute Antwort auszeichnet:

Personalkonzept. Nicht “Wir setzen qualifiziertes Personal ein”, sondern: wie viele Kräfte fest für dieses Objekt vorgesehen sind, wie die Einarbeitung abläuft, wie lange sie dauert, wie Vertretungen vorbereitet werden und wie Fluktuation begrenzt wird.

Vertretungs- und Ausfallkonzept. Der Punkt, den öffentliche Auftraggeber am ernstesten nehmen, weil sie ihn aus schlechter Erfahrung kennen. Beschreiben Sie den Ablauf: Wer meldet an wen, in welcher Zeit, aus welchem Kreis wird nachbesetzt, wie wird der Auftraggeber informiert.

Qualitätssicherung und Kontrolle. Hier lohnt Konkretheit. Objektbesuche durch den Einsatzleiter, Stichproben zu unterschiedlichen Tageszeiten, dokumentierte Rundgangnachweise über Prüfpunkte am Objekt, wie sie die Wächterkontrolle liefert, und die Frage, wie Abweichungen erkannt und abgestellt werden.

Dokumentation und Berichtswesen. Beschreiben Sie, wie Ereignisse erfasst werden — ein digital geführtes Wachbuch mit Zeit, Ort und Maßnahme statt einer Kladde am Empfang — und in welcher Form der Auftraggeber darauf zugreift. Ein Kundenportal mit Einblick in Anwesenheiten, Rundgänge und Meldungen ist an dieser Stelle ein sehr konkretes Argument, weil es eine Nachweispflicht des Auftraggebers gegenüber Dritten miterledigt.

Arbeitsschutz und Einweisung. Objektbezogene Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung am Objekt, Nachweisführung.

Der gemeinsame Nenner: Jede Aussage sollte so formuliert sein, dass jemand sie nachprüfen könnte. Was nicht nachprüfbar ist, wirkt wie eine Floskel — und wird häufig auch so bewertet.

Nachweisbare Dokumentation ist im Angebot kein Nebensatz, sondern das, was ein Qualitätskonzept belegbar macht.

Realistische Personalplanung im Angebot

Der Punkt, an dem sich seriöse von unhaltbaren Angeboten unterscheiden. Ein Angebot, das die Objektbesetzung ohne Reserve rechnet, ist rechnerisch günstiger und praktisch nicht erfüllbar — Urlaub, Krankheit und Fortbildung existieren auch während der Vertragslaufzeit.

Was in eine belastbare Planung gehört: die Zahl der Kräfte, die für das Objekt tatsächlich vorgehalten wird, die Berücksichtigung von Zuschlagszeiten und Ruhezeiten, ein benannter Kreis für Vertretungen, die Zeit für Einarbeitung neuer Kräfte am Objekt und der Betreuungsaufwand des Einsatzleiters.

Das kostet im Angebot Geld und im Verfahren manchmal den Zuschlag. Es erspart aber das, was danach kommt: ein Objekt, das vom ersten Monat an unterbesetzt ist, Beschwerden, Vertragsstrafen und im schlechtesten Fall eine gekündigte Leistung, die als Referenz nicht mehr taugt. Ein verlorenes Verfahren ist ein Angebot; ein verlorener Auftrag ist ein Schaden.

Zum sauberen Angebot gehört auch die ehrliche Entscheidung, nicht anzubieten. Wenn Leistungsverzeichnis, Reaktionszeiten und Preisstruktur zusammen nicht darstellbar sind, ist der Verzicht die betriebswirtschaftlich richtige Antwort — und die Zeit ist in einem Verfahren, das man gewinnen kann, besser investiert.

Nach dem Verfahren: auswerten

Unabhängig vom Ausgang lohnt sich eine kurze Nachbereitung. Wo wurden Punkte abgezogen, welche Antworten waren zu allgemein, welche Nachweise fehlten, wie weit lag der eigene Preis vom Zuschlag entfernt? Öffentliche Auftraggeber schreiben regelmäßig wieder aus, und die zweite Bewerbung bei derselben Stelle ist deutlich stärker, wenn die erste ausgewertet wurde.

Welche Informationen Bieter nach Abschluss eines Verfahrens erhalten und welche Rechtsbehelfe bestehen, ist vergaberechtlich geregelt und im Einzelfall mit fachkundiger Rechtsberatung zu klären.

Häufige Fragen

Lohnen sich öffentliche Ausschreibungen für kleinere Sicherheitsunternehmen? Häufig ja, insbesondere bei Verfahren, in denen Qualitätskriterien gewichtet werden und bei regionalen Objekten, die Nähe und kurze Wege verlangen. Der Aufwand sinkt deutlich, sobald die Nachweissammlung gepflegt ist — die erste Bewerbung ist die teuerste.

Wie geht man mit einem Preis um, den man nicht darstellen kann? Nicht mitgehen. Ein unter Kosten gewonnener Auftrag bindet Personal, das anderswo Geld verdient, und endet erfahrungsgemäß in Qualitätsproblemen. Sinnvoller ist, den eigenen Aufbau begründen zu können und auf Verfahren mit Qualitätswertung zu setzen.

Was ist der häufigste vermeidbare Fehler im Angebot? Formfehler und unvollständige Unterlagen. Direkt danach folgen allgemein formulierte Konzepte, die auf jedes Objekt passen würden und deshalb bei keinem Punkte holen.

Wie konkret darf man im Angebot über eingesetzte Systeme sprechen? So konkret, wie es das Verzeichnis zulässt, und immer bezogen auf den Nutzen für den Auftraggeber: welcher Nachweis entsteht, wie er ihn erhält, wie schnell er über ein Vorkommnis informiert wird. Eine Beschreibung von Funktionen ohne diesen Bezug bringt keine Wertung.

Wenn Sie in Ihren Angeboten belegen wollen, wie Rundgänge, Meldungen und Nachweise bei Ihnen tatsächlich entstehen, sehen Sie sich CGuardPro an.