Há duas formas de fazer um orçamento de serviço de segurança privada. A primeira é perguntar quanto cobra a concorrência e ficar ligeiramente abaixo. A segunda é calcular quantas horas de posto o serviço exige, quanto custa cada uma dessas horas à empresa e o que é preciso acrescentar para o serviço funcionar durante todo o contrato. A primeira ganha mais propostas. A segunda é a que permite continuar a existir depois de as ganhar.
O problema dos orçamentos feitos a partir do preço do concorrente é que ninguém sabe o que está dentro do preço do concorrente. Pode estar uma estrutura de custos mais eficiente. Pode estar um erro de cálculo que ele vai descobrir daqui a alguns meses. Pode estar a decisão de não substituir ausências, de não dar formação e de nunca enviar um supervisor ao local — decisões que só se tornam visíveis para o cliente quando o serviço já está a falhar.
Um orçamento de serviço de segurança privada começa pelas horas-posto
Tudo começa por uma pergunta concreta: quantas horas de presença efetiva o cliente precisa, em que dias e a que horas.
Um posto de vinte e quatro horas todos os dias do ano não é «três turnos». É uma cobertura contínua que tem de existir em feriados, em fins de semana, durante férias e durante baixas médicas. Um posto de dias úteis em horário de escritório é outra realidade completamente diferente. Um serviço de fim de semana com apenas dois turnos é uma terceira, com a particularidade de ser difícil de encaixar em horários completos e de exigir soluções específicas.
Convém escrever a cobertura hora a hora antes de fazer contas. É neste exercício que aparecem as perguntas que o cliente ainda não tinha considerado: o que acontece na hora de almoço do vigilante de receção; quem cobre o posto durante a formação obrigatória; se o serviço se mantém no período de encerramento das instalações.
Estas perguntas fazem duas coisas ao mesmo tempo: evitam que a empresa assuma um compromisso que não consegue cumprir e demonstram competência ao cliente. Quem faz estas perguntas na fase de proposta é visto como quem sabe o que anda a fazer.
O que tem de estar dentro do custo
O erro clássico é orçamentar o custo direto de um vigilante em serviço e assumir que o resto se resolve. O resto não se resolve: acontece todos os meses.
Substituições. Ninguém trabalha todos os dias do ano. Férias, doença, formação, faltas justificadas e imprevistos existem sempre. Um serviço contínuo exige mais capacidade humana do que a soma dos turnos, e esse acréscimo tem de estar no cálculo desde o início. É o item mais frequentemente esquecido e o que mais orçamentos destrói.
Encargos e complementos. Trabalho noturno, fins de semana, feriados e outras condições têm tratamento próprio na lei e na contratação coletiva aplicável ao setor. Estes elementos são revistos periodicamente e devem ser confirmados junto de apoio jurídico ou de consultoria laboral antes de fixar qualquer valor. Este artigo não é aconselhamento jurídico e não indica valores.
Formação. A formação obrigatória associada à habilitação e a formação específica do posto ocupam tempo que não é tempo de posto e implicam custo direto. Um serviço orçamentado sem contemplar formação acaba por ter formação a menos — e, mais tarde, um problema de conformidade.
Fardamento e equipamento. Dotação inicial, substituições ao longo do contrato, adaptação sazonal e equipamento específico do posto: calçado de proteção, lanterna, colete, telemóvel de serviço.
Supervisão. Visitas ao local, apoio à equipa, relação com o cliente. Se o contrato prevê visitas de supervisão, elas têm custo e devem estar orçamentadas. Se não estiverem, não acontecem — e depois o cliente pergunta, com razão, porque nunca vê ninguém da estrutura.
Estrutura da empresa. Direção, gestão de escalas, recrutamento, administrativo, seguros, licenciamento, sistemas. Cada hora de posto tem de contribuir para esta estrutura, sob pena de a empresa crescer em volume e emagrecer em resultado.
Onde os dados da operação ajudam a orçamentar
Uma empresa que já opera tem informação que a torna muito mais precisa a orçamentar do que qualquer estimativa teórica. O que interessa consultar antes de fazer uma proposta para um serviço semelhante aos que já tem:
- Horas efetivamente prestadas contra horas contratadas em postos comparáveis. Um sistema de controlo de assiduidade fiável mostra a diferença real, que costuma ser maior do que a assumida.
- Frequência de substituições por tipo de posto. Postos noturnos isolados e postos com clientes difíceis geram mais ausências, e isso é observável nos próprios registos.
- Rotatividade por tipo de serviço. Um posto onde as pessoas duram pouco tem custo oculto de recrutamento e integração que deve refletir-se na proposta.
- Carga de supervisão real. Quantas visitas e deslocações um cliente semelhante consome por mês.
Sem estes dados, orçamenta-se por intuição. Com eles, orçamenta-se com o histórico da própria empresa — que é o melhor indicador disponível.
Os extras que devem estar escritos
Muitos contratos degradam-se por causa do que não ficou definido. Convém que a proposta seja explícita sobre: reforços pontuais e como são pedidos e cobrados; serviços fora do âmbito habitual, como acompanhamento de eventos ou aberturas extraordinárias; substituição de fardamento danificado por circunstâncias imputáveis ao local; e o que acontece quando o cliente pede alterações de horário com pouca antecedência.
Também vale a pena definir o que está incluído em matéria de informação: relatórios periódicos, reuniões de acompanhamento e acesso ao portal do cliente. Incluir isto na proposta transforma um custo que a empresa já tem numa vantagem visível face a quem apresenta apenas um preço por hora.
Apresentar a proposta: explicar a diferença
Quando a proposta é mais cara do que a do concorrente, a pior resposta é baixar o preço sem alterar o âmbito. A segunda pior é insistir na qualidade em abstrato.
A resposta que funciona é mostrar a composição do serviço: quantas pessoas são necessárias para garantir cobertura contínua, como são substituídas as ausências, com que frequência há supervisão, que formação está prevista, que informação o cliente vai receber e com que periodicidade. Uma proposta que explica como é que o serviço se mantém no dia em que alguém adoece está a responder à única pergunta que realmente preocupa o responsável do local.
E há uma comparação honesta que pode ser feita sem falar mal de ninguém: perguntar ao cliente o que consta da proposta concorrente sobre substituições e supervisão. Muitas vezes, não consta nada.
Rever o orçamento durante o contrato
Um orçamento não é um documento de arquivo. Ao fim de alguns meses, convém comparar o previsto com o realizado: horas efetivas, substituições, deslocações de supervisão, reforços não faturados. Se um serviço está sistematicamente a consumir mais do que o orçamentado, há duas saídas — renegociar com dados concretos ou aceitar conscientemente a situação. O que não é aceitável é descobrir isso apenas no fecho do exercício.
Perguntas frequentes
Por onde começar um orçamento de serviço de segurança privada?
Pela cobertura hora a hora que o cliente precisa, escrita em detalhe. Só depois se calculam pessoas necessárias, custos diretos e os custos indispensáveis de substituição, formação, fardamento, supervisão e estrutura.
Porque não se deve orçamentar a partir do preço do concorrente?
Porque não se conhece o que está incluído nesse preço nem a estrutura de custos de quem o apresenta. Igualar um preço sem conhecer o seu conteúdo é assumir compromissos que podem não ser sustentáveis.
O que é mais esquecido nos orçamentos?
A capacidade adicional necessária para cobrir férias, doença e formação num serviço contínuo. É o item que mais frequentemente transforma um contrato aparentemente rentável num contrato deficitário.
Como justificar uma proposta mais cara?
Mostrando o que garante a continuidade do serviço: substituições previstas, supervisão efetiva, formação e informação disponibilizada ao cliente. A comparação deixa de ser entre dois preços e passa a ser entre dois serviços.
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