Quando se pergunta a uma direção de operações quanto absentismo tem a sua empresa de segurança, a resposta costuma ser qualitativa: «muito», «temos meses maus», «depende dos postos». Quando se pergunta em que postos, em que turnos e por que motivo, o silêncio é maior. E, no entanto, quase todas as medidas contra o absentismo são tomadas antes de existir essa resposta — o que explica por que razão tantas delas não resultam.
O absentismo numa empresa de segurança tem uma característica que o distingue de outros setores: não é apenas um custo administrativo, é um posto que pode ficar sem ninguém. A falta de uma pessoa num escritório atrasa trabalho; a falta de uma pessoa num posto contínuo obriga a uma substituição imediata, com horas a mais, ou deixa uma instalação descoberta perante o cliente. Por isso, antes de combater, é preciso medir com alguma precisão.
Nem tudo o que falta é absentismo
O primeiro passo é o mais aborrecido e o mais rentável: separar coisas que costumam andar todas no mesmo saco.
Ausências programadas. Férias, formação, licenças previstas. São conhecidas com antecedência e não deviam causar qualquer problema operacional. Quando causam, o problema é de planeamento, não de absentismo.
Baixas por doença. Justificadas, imprevisíveis individualmente mas previsíveis em conjunto. Não se combatem: gerem-se, e a única questão útil é se a empresa tem capacidade de substituição.
Faltas justificadas de curta duração. Assistência à família, deslocações a serviços, situações pessoais comunicadas. Aqui há margem de gestão, sobretudo através do aviso antecipado.
Não comparências. A pessoa não aparece e não avisa, ou avisa quando já não há tempo para substituir. É a categoria verdadeiramente crítica, porque é a única em que o posto fica descoberto sem qualquer aviso.
Misturar tudo produz um indicador inútil. Um mês com muitas férias marcadas parece pior do que um mês com três não comparências, quando na realidade é muito melhor.
Medir por posto, por turno e por supervisor
Um número global de absentismo serve para relatórios e para pouco mais. As decisões nascem de leituras desagregadas.
Por posto. Há instalações onde as ausências se concentram de forma persistente. As causas costumam ser identificáveis: deslocação difícil, cliente exigente, condições materiais más, isolamento, ausência de qualquer sítio para descansar.
Por turno. Madrugadas e fins de semana comportam-se de maneira diferente do horário diurno. Uma taxa elevada de faltas numa faixa específica é um problema de desenho da escala e não de disciplina.
Por supervisor ou coordenador. Este é o corte mais desconfortável e o mais revelador. Equipas com a mesma tipologia de posto e taxas de ausência muito diferentes estão a dizer alguma coisa sobre a forma como são geridas — em qualquer dos sentidos, porque também há quem consiga reduzir faltas por saber gerir pessoas.
Por antiguidade. Ausências concentradas em quem entrou recentemente indicam falhas na integração: instruções pouco claras, expectativas mal explicadas, primeira semana sem acompanhamento.
Todas estas leituras dependem de uma coisa banal: registos comparáveis. Se as faltas são anotadas em blocos de notas diferentes por coordenador, não há análise possível. Um controlo de assiduidade que compara o previsto com o registado dá esta base sem trabalho adicional, porque a informação é gerada pela própria operação.
Causas típicas do absentismo numa empresa de segurança
Há motivos que se repetem em empresas de segurança privada de qualquer dimensão, e é útil reconhecê-los antes de assumir que o problema é falta de compromisso.
Escalas publicadas tarde. Quem não sabe com antecedência quando trabalha não organiza a sua vida em torno do trabalho — organiza o trabalho em torno da vida, e falta quando as duas coisas colidem.
Deslocações longas e caras. Postos afastados, sem transporte público em horários de madrugada. Uma pessoa que gasta demasiado tempo e dinheiro a chegar ao posto acaba por escolher os dias em que compensa ir.
Trabalho noturno permanente. Tem efeitos conhecidos no sono e na saúde, e é uma das causas mais consistentes de ausências no setor.
Postos isolados. Turnos inteiros sem falar com ninguém, sem apoio próximo, com a sensação de que ninguém no escritório sabe o que se passa ali.
Falta de reconhecimento. Em muitas empresas, um vigilante só recebe uma chamada da coordenação quando algo corre mal. É uma relação que não gera qualquer vontade de fazer um esforço adicional.
Acumulação de turnos extra. Quem faz sempre horas a mais acaba por faltar. A empresa criou parte do problema que depois classifica como absentismo.
O que muda quando se mede
Medir não resolve nada por si só, mas muda a conversa de três maneiras.
Deixa de se discutir se «há muitas faltas». Passa a discutir-se um posto concreto, um turno concreto, um padrão concreto. Discussões concretas produzem decisões.
Torna visível o custo. Cada não comparência tem consequências rastreáveis: horas a mais para cobrir, tempo de coordenação, risco de reclamação. Quando isto aparece somado por posto, a decisão de reforçar a equipa ou renegociar o contrato deixa de parecer um capricho.
Permite avaliar o que se faz. Se se mudou a hora de rendição de um posto por causa dos transportes, é possível ver se as faltas diminuíram nos meses seguintes. Sem medição prévia, todas as medidas parecem funcionar e nenhuma se confirma.
Medidas que costumam funcionar
Com o diagnóstico feito, algumas intervenções têm bom historial no setor.
Publicar a escala de serviço mais cedo e com estabilidade. É a medida com melhor relação entre esforço e efeito, e a mais ignorada.
Facilitar o aviso. Um canal simples e imediato para comunicar uma indisponibilidade transforma não comparências em faltas comunicadas a tempo. Uma aplicação para vigilantes onde a comunicação chega diretamente a quem gere a escala poupa horas de telefonemas e evita o «avisei o colega».
Rever os postos que estão sempre no topo. Às vezes o que falta é uma sala com condições, uma alteração de horário ou uma conversa com o cliente sobre as instalações.
Distribuir os turnos extra. Reduz a fadiga concentrada e a sensação de favoritismo.
Falar com quem falta, sem começar pela repreensão. Uma conversa sobre o que está a acontecer resolve mais casos do que qualquer processo, sobretudo com pessoas que antes não faltavam.
Quanto às consequências formais de faltas injustificadas, o enquadramento laboral e a contratação coletiva do setor definem procedimentos que mudam com o tempo e devem ser confirmados com assessoria antes de qualquer atuação. Este texto trata de gestão de operações e não constitui aconselhamento jurídico.
Perguntas frequentes
Que indicadores vale a pena acompanhar? Os úteis são poucos: taxa de horas de ausência sobre horas previstas, número de não comparências, tempo médio entre o aviso e o início do turno, e proporção de turnos que precisaram de substituição. Tudo isto desagregado por posto e por turno; agregado, não serve para decidir.
As baixas prolongadas devem entrar no indicador? Devem ser contabilizadas, mas separadas. Uma única baixa longa distorce por completo a leitura de um posto pequeno e faz parecer que há um problema de comportamento onde existe um problema de saúde.
Que fazer com um posto que tem sempre faltas? Ir lá. Falar com as pessoas que ali trabalham, ver as condições, verificar horários de transporte e conversar com o cliente sobre o que depende dele. A maioria destes casos resolve-se com informação que não existe no escritório.
O registo de picagem ajuda a reduzir faltas? Ajuda a detetá-las a tempo, que é diferente. Saber às seis e cinco que um posto não tem entrada registada permite substituir; saber no fim do mês permite apenas descontar. A prevenção continua a fazer-se com escalas previsíveis e condições razoáveis.
Se a sua empresa discute absentismo por impressões, vale a pena ver como o CGuardPro compara o previsto com o realizado em cada posto, dia a dia.