Ochrona
instytucji publicznych i obiektów użyteczności publicznej
Urząd, muzeum, sąd, instytucja kultury czy obiekt administracji to zleceniodawcy, którzy rozliczają usługę dokumentem. Nie wystarczy dobrze pełnić służbę — trzeba umieć to wykazać. CGuardPro zamienia codzienną pracę posterunków w zapis: potwierdzone obchody, kontrolowane wejścia, opisane zdarzenia i raporty gotowe na kontrolę.
Ochrona w sektorze publicznym rozlicza się dokumentem
Umowa opisuje służbę co do godziny
Liczba posterunków, godziny obsady, częstotliwość obchodów, wymagania wobec pracowników. Rozliczenie polega na wykazaniu, że tak właśnie było — a papierowa książka służby rzadko wystarcza, gdy pytanie dotyczy konkretnego dnia sprzed pół roku.
Otwarty budynek, kontrolowane strefy
Do urzędu czy instytucji kultury wchodzi każdy, ale część pomieszczeń ma ograniczony dostęp: archiwa, serwerownie, magazyny zbiorów, gabinety. Ochrona musi jednocześnie obsługiwać interesantów i pilnować granicy między strefami.
Kontrola przychodzi bez zapowiedzi
Zamawiający, audyt wewnętrzny albo kontrola z zewnątrz pytają o dowody, nie o wrażenia. Gdy dokumentacja powstaje ręcznie na koniec miesiąca, każde takie pytanie zamienia się w kilka dni pracy administracji agencji.
CGuardPro w obiekcie publicznym
Kontrola wejść i rejestr interesantów
Kto wszedł, w jakiej sprawie, do której komórki, o której godzinie i kiedy wyszedł. Zakres zbieranych danych ustala instytucja, a wpis jest przypisany do posterunku i pracownika ochrony — przeszukiwalny także po miesiącach.
Obchody QR z osobnym planem na noc
Punkty kontrolne przy wejściach, w strefach ograniczonego dostępu, na klatkach ewakuacyjnych, w archiwach i wokół budynku. Inny harmonogram w godzinach pracy, inny po zamknięciu obiektu.
Potwierdzane procedury
Czynności otwarcia i zamknięcia, kontrola stref, obieg kluczy — jako lista potwierdzana punkt po punkcie w telefonie, z godziną i osobą. Zapis, który odpowiada na pytanie kontroli w kilkanaście sekund.
Książka służby z pełnym śladem
Zdarzenie z interesantem, próba wejścia do strefy zamkniętej, awaria, uszkodzenie mienia. Wpis powstaje na miejscu ze zdjęciem i godziną systemu, a jego historia zostaje w całości — korekta dopisuje się jako kolejny ślad.
Obsada wszystkich posterunków
Wejście główne, portiernia, monitoring, patrol wewnętrzny i dyżury popołudniowe w jednym grafiku. Wymagana umową liczba osób na zmianie jest widoczna razem z faktyczną obsadą, więc luka rzuca się w oczy przed zmianą, a nie po niej.
Raporty i portal dla instytucji
Zleceniodawca widzi potwierdzone obchody, zdarzenia i raporty ze swojego obiektu w zakresie ustawionym przez agencję, a eksport za dowolny okres jest gotowym załącznikiem do rozliczenia usługi.
Dzień służby w obiekcie publicznym
Otwarcie obiektu
Przed przyjęciem pierwszych interesantów pracownik ochrony rejestruje rozpoczęcie służby na obiekcie — ze zdjęciem i lokalizacją — i wykonuje czynności otwarcia: sprawdzenie wejść, kontrola stref ograniczonego dostępu, weryfikacja zabezpieczeń, obchód wokół budynku. Każdą pozycję potwierdza w telefonie. Ten zapis jest pierwszym, o który pyta kontrola, bo pokazuje, że procedura jest realizowana codziennie, a nie tylko opisana w dokumentacji przetargowej.
Godziny przyjęć
W ciągu dnia posterunek przy wejściu obsługuje ruch interesantów: kieruje, wydaje identyfikatory, prowadzi rejestr wejść do części o ograniczonym dostępie. Zdarzenia wymagające reakcji — osoba zachowująca się agresywnie, próba wniesienia przedmiotów niedozwolonych zgodnie z regulaminem obiektu, konflikt przy okienku — trafiają do książki służby od razu. Instytucja dostaje opis powstały w chwili zdarzenia, a nie notatkę odtworzoną z pamięci po tygodniu.
Po zamknięciu
Wieczorem obiekt zmienia tryb: zostaje serwis sprzątający, czasem firmy techniczne i wydarzenia po godzinach. Obchody nocne prowadzą przez strefy, których w dzień nie sprawdza się co godzinę: archiwa, magazyny, pomieszczenia techniczne, klatki ewakuacyjne. Brak potwierdzenia punktu w oknie czasowym generuje sygnał do dyżurnego. Na obiektach o podwyższonych wymaganiach to najprostszy sposób, by wykazać ciągłość dozoru bez ręcznego prowadzenia zapisów.
Zdanie służby i rozliczenie umowy
Zmiennik dostaje sprawy otwarte, potwierdza ich przyjęcie i przejmuje posterunek. Na koniec okresu rozliczeniowego administracja agencji nie odtwarza niczego ręcznie: eksportuje zestawienie obchodów, zdarzeń i czasu pracy według posterunków. Jeżeli zamawiający zapyta o konkretną datę sprzed pół roku, odpowiedź jest w tym samym miejscu, a jej wiarygodność opiera się na godzinie systemu i lokalizacji, nie na czytelności odręcznego wpisu.
Dokumentacja, ramy prawne i RODO
Ochrona osób i mienia jest w Polsce działalnością koncesjonowaną — agencja działa na podstawie koncesji MSWiA, a część zadań wykonują wyłącznie osoby wpisane na listę kwalifikowanych pracowników ochrony. Niektóre obiekty ważne dla interesu publicznego objęte są dodatkowymi wymaganiami wynikającymi z ustawy o ochronie osób i mienia, uzgadnianymi z właściwymi organami. CGuardPro nie zastępuje tych uzgodnień: pomaga wykazać, że służba była pełniona zgodnie z przyjętym planem, oraz pilnować dokumentów i terminów w kartotece pracownika.
Rejestr wejść, notatki ze zdarzeń i monitoring wizyjny to dane osobowe, a instytucja pozostaje ich administratorem — agencja przetwarza je w granicach umowy. W systemie ustawiasz zakres dostępu ról, okres przechowywania wpisów i to, co widzi zleceniodawca w portalu. Dane mogą być przechowywane na terenie Unii Europejskiej, a każdy dostęp i każda zmiana zostawiają ślad.
Powyższe informacje mają charakter ogólny i nie stanowią porady prawnej. Wymagania konkretnego postępowania, obowiązki wynikające z umowy oraz zasady przetwarzania danych zweryfikuj z aktualnymi przepisami, dokumentacją zamawiającego i swoim doradcą prawnym.
Obiekty, w których to działa
Najczęściej zadawane pytania
Czy raporty nadają się do rozliczenia umowy z zamówienia publicznego?+
Eksport obejmuje potwierdzone obchody, listę zdarzeń i czas pracy zarejestrowany na obiekcie, za dowolny okres, z podziałem na posterunki. To materiał, którym wykazuje się realizację usługi. Zakres i formę dokumentów wymaganych w konkretnym postępowaniu określa jednak umowa i zamawiający — warto je porównać przed wdrożeniem.
Czy system obsłuży obiekt z kilkoma wejściami i strefami?+
Tak. Każde wejście i każda strefa mogą być osobnym posterunkiem z własnym grafikiem, własną instrukcją i własną trasą obchodów. W jednym widoku sprawdzisz obsadę całego obiektu, nawet gdy pracuje na nim kilkanaście osób jednocześnie.
Jak wygląda kontrola wejść interesantów?+
Rejestr wejść prowadzi się w systemie: kto wszedł, w jakiej sprawie, do której komórki organizacyjnej, o której godzinie i kiedy wyszedł. Zakres zbieranych danych ustala instytucja jako administrator swoich danych, a wpis jest przypisany do posterunku i pracownika ochrony.
Czy da się potwierdzać wykonanie procedur, a nie tylko obchodów?+
Tak. Czynności otwarcia i zamknięcia obiektu, kontrola stref czy obieg kluczy mogą być listą potwierdzaną punkt po punkcie w telefonie, z godziną i osobą wykonującą. Powstaje z tego zapis, który da się pokazać przy kontroli.
Co z obiektami o podwyższonych wymaganiach?+
CGuardPro dokumentuje służbę: obchody, zdarzenia, obsadę i procedury. Nie zastępuje planu ochrony ani uzgodnień, jakich niektóre obiekty wymagają na podstawie ustawy o ochronie osób i mienia — wymagania te ustala się z właściwymi organami, a system pomaga wykazać, że służba była pełniona zgodnie z przyjętym planem.
Czy jeden zamawiający może mieć kilka obiektów w jednym miejscu?+
Tak. Zamawiający może mieć wiele obiektów, a każdy z nich własne posterunki, trasy i instrukcje. Raporty składasz osobno dla każdego obiektu albo zbiorczo dla całej umowy, w zależności od tego, jak wygląda rozliczenie.
Obsługujesz instytucje publiczne?
Umów prezentację na swojej operacji: pokażemy potwierdzane czynności otwarcia, rejestr wejść i zestawienie, którym rozliczysz umowę.
Umów prezentację