Ochrona
biurowców i budynków komercyjnych
W biurowcu ochrona jest pierwszą osobą, którą widzi gość najemcy, i ostatnią, która wychodzi z budynku. Recepcja, ruch gości, parking, obchody nocne i współpraca z serwisami technicznymi — CGuardPro spina to w jedną służbę z zapisem, który wytrzyma pytanie zarządcy zadane trzy tygodnie później.
Co jest trudne w ochronie budynku biurowego
Wielu najemców, jedna recepcja
Każda firma w budynku ma własne zasady wpuszczania gości, własne godziny i własne oczekiwania wobec ochrony. Pracownik na recepcji musi je znać na pamięć albo mieć je pod ręką — a nie w segregatorze na zapleczu, do którego nikt nie zagląda.
Standard usługi jest widoczny
W biurowcu ochrona jest wizytówką zarządcy. Nieuprzejma obsługa gościa czy pusta recepcja o 8:45 wracają jako reklamacja najemcy tego samego dnia. Bez zapisu obecności i zdarzeń rozmowa o jakości usługi opiera się wyłącznie na czyjejś relacji.
Noc, kiedy budynek jest pusty
Po godzinach zostaje serwis sprzątający, ekipy techniczne i jeden pracownik ochrony na kilkanaście pięter. To wtedy powstaje większość zdarzeń wymagających dokumentacji — i wtedy najtrudniej o dowód, że obchód rzeczywiście się odbył.
CGuardPro w budynku biurowym
Rejestr gości na recepcji
Kto wszedł, do kogo, o której i kiedy wyszedł, z wydanym identyfikatorem i zdarzeniem przypisanym do posterunku. Historia wpisów zostaje w całości, więc pytanie o wizytę sprzed miesiąca ma odpowiedź w kilkanaście sekund.
Instrukcje pod posterunek
Zasady każdego najemcy, procedura alarmowa i lista kontaktów są w telefonie pracownika ochrony, przypięte do posterunku. Zmiana zasad dociera do wszystkich zmian od razu, bez drukowania nowej wersji segregatora.
Obchody QR na piętrach i w garażu
Punkty kontrolne na kondygnacjach, klatkach ewakuacyjnych, w maszynowniach i na poziomach parkingu. Skan telefonem z weryfikacją czasu i lokalizacji — także tam, gdzie nie ma zasięgu, bo skany dosyłają się po odzyskaniu połączenia.
Elektroniczna książka służby
Awaria windy, zalanie, wjazd serwisu poza godzinami, próba wejścia bez uprawnień. Wpis powstaje na miejscu, ze zdjęciem i godziną systemu, a zdarzenia o wysokim priorytecie od razu widzi centrum monitoringu.
Grafik zmian i zastępstwa
Recepcja, monitoring, patrol i parking w jednym widoku. Zmiany 12-godzinne, dyżury weekendowe i zastępstwa układasz z wyprzedzeniem, a wolne miejsca w obsadzie widać, zanim recepcja zostanie pusta.
Portal dla zarządcy budynku
Zarządca widzi potwierdzone obchody, zdarzenia i raporty ze swojego budynku, w zakresie ustawionym przez agencję. To argument w rozmowie o stawce i najprostszy sposób, by przestać wysyłać zestawienia mailem.
Jak wygląda służba w biurowcu
Poranek: recepcja pod presją
Między 7:30 a 9:30 przez lobby przechodzi cały budynek. Pracownik ochrony rozpoczyna służbę na obiekcie — ze zdjęciem i lokalizacją — i od razu obsługuje wejścia pracowników najemców, kurierów i pierwszych gości. Rejestr gości prowadzony w systemie ma tę przewagę nad zeszytem, że jest przeszukiwalny: gdy najemca pyta, o której przyszedł jego kontrahent, odpowiedź jest natychmiast, a nie po przewertowaniu kartek.
Dzień: dostawy, serwisy i drobne zdarzenia
W ciągu dnia budynek żyje ruchem, który trzeba dokumentować: wjazdy dostawców na parking, wejścia serwisów do pomieszczeń technicznych, prace w lokalach wykańczanych pod nowego najemcę. Każde z tych wejść ma w książce służby własny wpis z godziną, firmą i osobą wpuszczającą. Gdy tydzień później okaże się, że coś zniknęło z kondygnacji w przebudowie, to właśnie ten zapis odpowiada na pytanie, kto tam był.
Wieczór: zamknięcie i pierwszy obchód nocny
Po godzinach pracy biur zaczyna się druga część służby. Obchód sprawdza kondygnacje, klatki ewakuacyjne, pomieszczenia techniczne i garaż. Punkty kontrolne potwierdzane kodem QR są zaplanowane tak, by trasa faktycznie prowadziła przez miejsca istotne, a nie tylko przez te wygodne. Jeżeli obchód nie zostanie potwierdzony w oknie czasowym, sygnał idzie do dyżurnego — bo cisza z pustego budynku wymaga sprawdzenia.
Zdanie służby o poranku
Zmiennik nie zaczyna od zera. Dostaje listę spraw otwartych: niedziałającą kartę dostępu, uszkodzone drzwi na poziomie -2, ekipę techniczną, która ma wrócić o ósmej. Potwierdza przyjęcie, a raport ze zmiany zostaje w systemie i może zostać wyeksportowany za dowolny okres — dla zarządcy, na kontrolę wewnętrzną albo do sprawy ubezpieczeniowej.
Dokumentacja, ramy prawne i RODO
Ochrona osób i mienia to w Polsce działalność koncesjonowana, prowadzona na podstawie koncesji MSWiA, a część zadań zastrzeżona jest dla osób wpisanych na listę kwalifikowanych pracowników ochrony. CGuardPro pomaga tę stronę operacji utrzymać w porządku: dokumenty i terminy ich ważności trzymasz w kartotece pracownika, a przypomnienia przychodzą, zanim termin minie i zanim ktoś stanie na posterunku bez aktualnego dokumentu.
Rejestr gości i notatki ze zdarzeń to dane osobowe, a monitoring wizyjny w częściach wspólnych budynku wymaga własnych zasad przetwarzania. W systemie ustawiasz, kto widzi jakie informacje i jak długo są przechowywane, dane mogą być przechowywane na terenie Unii Europejskiej, a każdy dostęp i każda zmiana zostawiają ślad. Zakres widoczny w portalu dla zarządcy określasz sam.
Powyższe informacje mają charakter ogólny i nie stanowią porady prawnej. Obowiązki Twojej agencji, treść umowy z zarządcą oraz zasady przetwarzania danych zweryfikuj z aktualnymi przepisami i ze swoim doradcą prawnym.
Obiekty, w których to działa
Najczęściej zadawane pytania
Czy CGuardPro obsługuje recepcję i ruch gości?+
Tak. Rejestr wejść prowadzi się w systemie: kto przyszedł, do kogo, o której godzinie i kiedy wyszedł, wraz z wydanym identyfikatorem. Wpisy są przypisane do posterunku recepcji i do konkretnego pracownika ochrony, więc przy reklamacji najemcy widać całą historię, a nie tylko ostatnią stronę zeszytu.
Jak wygląda kontrola wjazdu na parking podziemny?+
Posterunek przy wjeździe prowadzi ewidencję pojazdów: numer rejestracyjny, cel wizyty i godziny. Jeżeli obiekt tego wymaga, ochrona dokumentuje wjazd zdjęciem. Wszystko trafia do tej samej książki służby co pozostałe zdarzenia z budynku.
Czy zarządca budynku dostanie własny dostęp?+
Tak — portal zleceniodawcy pokazuje obchody, zdarzenia i raporty z jego budynku w zakresie, który ustawia agencja. Zarządca przestaje prosić o zestawienia mailem, bo ma je na bieżąco, a Ty przestajesz je składać ręcznie na koniec miesiąca.
Czy da się rozliczyć nadgodziny i zmiany nocne?+
Rejestracja rozpoczęcia i zakończenia służby odbywa się na obiekcie, ze zdjęciem i lokalizacją, więc ewidencja czasu pracy opiera się na zdarzeniach, a nie na deklaracjach. Zestawienia eksportujesz za dowolny okres i przekazujesz do swojego systemu kadrowo-płacowego.
Co, gdy w budynku pracuje jeden pracownik ochrony na zmianie?+
Wtedy najbardziej liczy się kontrola stanu osoby samotnej na posterunku. Przycisk napadowy działa z telefonu i wysyła alarm z lokalizacją do centrum monitoringu, a brak potwierdzenia obchodu w oknie czasowym sam generuje sygnał do dyżurnego.
Czy dane da się wyeksportować i przekazać dalej?+
Tak. Obchody, zdarzenia i czas pracy eksportujesz za dowolny okres, z podziałem na obiekty i posterunki. To ten sam materiał, który trafia do zarządcy jako raport miesięczny i do Twojego systemu kadrowo-płacowego jako podstawa rozliczenia godzin.
Obsługujesz biurowce?
Umów prezentację na swojej operacji: pokażemy rejestr gości, obchód potwierdzany kodem QR i raport, który zobaczy zarządca budynku.
Umów prezentację