Dienstanweisungen fürs Objekt, die auch befolgt werden

Wer nach einer Dienstanweisung für den Sicherheitsdienst als Muster sucht, hat meist ein konkretes Problem: Ein neues Objekt startet nächste Woche, der Auftraggeber erwartet ein Dokument, und im Ordner liegt eine Anweisung, die vor Jahren für ein anderes Einsatzobjekt geschrieben wurde. Die schlechte Nachricht vorweg: Ein fertiges Muster aus dem Netz löst dieses Problem nicht, weil eine Dienstanweisung fast ausschließlich aus objektspezifischen Informationen besteht. Die gute Nachricht: Die Struktur lässt sich übernehmen, und sie ist kürzer, als die meisten erwarten.

Denn das eigentliche Problem in vielen Sicherheitsunternehmen ist nicht die fehlende Anweisung. Es ist die vorhandene: 40 Seiten im Ordner am Dienstposten, die niemand liest, in denen die Hälfte nicht mehr stimmt und deren aktuelle Fassung niemand sicher benennen kann. Eine Anweisung, die nicht befolgt wird, ist schlimmer als keine — sie erzeugt den Anschein einer Regelung und wird im Ernstfall gegen das Unternehmen gelesen.

Warum die dicken Ordner nicht funktionieren

Drei Ursachen, die sich gegenseitig verstärken:

Umfang. Eine Wachkraft, die den Dienst übernimmt, hat keine Stunde zum Lesen. Was länger ist als ein paar Seiten, wird nicht gelesen, sondern überflogen — und im Zweifel wird gefragt, was der Kollege letzte Woche gemacht hat. Damit wird die mündliche Überlieferung zur eigentlichen Anweisung.

Vermischung. In vielen Ordnern stehen die Grundsätze des Unternehmens, das Verhalten bei Brand, die Wünsche des Auftraggebers vom letzten Sommer und eine Notiz über den Kaffeeautomaten im selben Dokument. Wer etwas sucht, findet es nicht.

Alter. Eine gedruckte Anweisung altert leise. Der Ansprechpartner ist längst ein anderer, die Rufnummer der Zentrale hat sich geändert, das Rolltor an der Nordseite gibt es nicht mehr. Ab einem gewissen Punkt weiß die Wachkraft, dass sie dem Papier nicht trauen kann — und dann trägt auch der Teil nicht mehr, der noch stimmt.

So ist eine brauchbare Objektanweisung aufgebaut

Die Struktur, die sich im Betrieb bewährt hat, trennt drei Ebenen sauber voneinander. Diese Trennung ist der eigentliche Inhalt jedes guten Musters.

Ebene 1 — Die Rahmenanweisung des Unternehmens. Gilt für alle Objekte: Auftreten und Dienstkleidung, Umgang mit Beschäftigten des Auftraggebers, Verhalten bei Verletzungen, Meldewege innerhalb des Sicherheitsunternehmens, Umgang mit Presse und Angehörigen, Verbot eigenmächtiger Maßnahmen. Wird einmal geschrieben und selten geändert. Gehört nicht in die Objektanweisung, sondern wird dort verlinkt.

Ebene 2 — Die Objektanweisung. Das eigentliche Arbeitsdokument, kurz und konkret:

• Objektbeschreibung: Zugänge, Bereiche, Besonderheiten der Liegenschaft, Lage der Technik
• Dienstzeiten am Dienstposten und was zum Dienstbeginn zu übernehmen ist
• Rundgänge: Anzahl, Zeitfenster, Kontrollpunkte, Wegführung
• Zutritt: wer darf rein, wer wird begleitet, wie werden Fremdfirmen behandelt
• Schlüssel und Objektinventar
• Meldewege mit Namen und Rufnummern: Einsatzleiter, Zentrale, Ansprechpartner beim Auftraggeber, Notruf
• Verhalten bei Alarm, Feuer, Wasser, technischer Störung
• Was dokumentiert wird und wo

Ebene 3 — Sonderanweisungen des Auftraggebers. Zeitlich begrenzt, klar als solche gekennzeichnet, mit Gültigkeitsdatum und dem Namen dessen, der sie erteilt hat. „Während der Umbauphase Zufahrt Tor 3 gesperrt, Lieferverkehr über Tor 1” ist eine Sonderanweisung. Sie gehört nicht in die Objektanweisung eingearbeitet, sonst weiß in vier Monaten niemand mehr, was Dauerzustand ist und was ein Provisorium war, das längst abgelaufen ist.

Jedes Einsatzobjekt hat einen eigenen Stand — die Anweisung gehört an das Objekt, nicht in einen allgemeinen Ordner.

In der Sprache der Wachkraft, nicht in der des Vertrags

Anweisungen werden oft von Menschen geschrieben, die den Vertrag im Kopf haben, und gelesen von Menschen, die um drei Uhr morgens an einer Tür stehen. Das erklärt viele unbrauchbare Formulierungen.

„Die Wachkraft hat die Einhaltung der Zutrittsregelungen sicherzustellen” beantwortet keine einzige Frage. „Wer keinen angemeldeten Termin hat, kommt nicht rein. Zweifel: Anruf beim Einsatzleiter unter [Nummer]. Nach 20:00 Uhr entscheidet die Zentrale” ist eine Anweisung, nach der man handeln kann.

Zwei Prüffragen für jeden Satz: Sagt er, was zu tun ist? Und sagt er, wer entscheidet, wenn es unklar wird? Der zweite Punkt fehlt fast immer und ist der wichtigste. Eine Wachkraft, die weiß, an wen sie eskaliert, trifft im Zweifel keine riskante Einzelfallentscheidung.

Hilfreich ist außerdem, die häufigsten Situationen als knappe Ablaufbeschreibung zu fassen statt als Prosa: Auslösung der Einbruchmeldeanlage, Person ohne Berechtigung am Tor, Wasser im Technikraum, Fahrzeug blockiert die Feuerwehrzufahrt. Drei bis fünf Zeilen pro Fall, immer nach demselben Schema — feststellen, sichern, melden, dokumentieren. Wer den Fall zum ersten Mal erlebt, findet so in Sekunden die nächste Handlung, statt einen Fließtext nach dem passenden Halbsatz zu durchsuchen.

Dazu kommt: Wenn im Team nicht alle Deutsch als Muttersprache sprechen, ist einfache Sprache keine Herablassung, sondern Betriebssicherheit. Kurze Sätze, keine Schachtelkonstruktionen, keine Amtssprache.

Aktuell halten: Fassung, Kenntnisnahme, Ablaufdatum

Eine Anweisung ist nur so viel wert wie ihre jüngste Fassung. Drei Mechanismen genügen.

Fassungen statt Überschreiben. Jede Änderung erzeugt eine neue Fassung mit Datum und Urheber. Wenn ein halbes Jahr später jemand fragt, welche Regel im Mai galt, muss das beantwortbar sein — für den Auftraggeber wie für die eigene Absicherung.

Kenntnisnahme. Wer eine geänderte Anweisung nicht gelesen hat, kann sie nicht befolgen. Die Kenntnisnahme sollte festgehalten werden, und sie sollte dort stattfinden, wo die Wachkraft ohnehin arbeitet: in der App am Diensthandy, zu Dienstbeginn, nicht in einer E-Mail an eine Adresse, die niemand abruft.

Ablaufdatum für Sonderanweisungen. Jede Sonderanweisung bekommt ein Enddatum. Läuft sie ab, verschwindet sie. Ohne diese Regel wächst jede Objektanweisung, bis sie wieder ein Ordner ist.

Was in der Anweisung zu Rundgängen steht, sollte außerdem zu dem passen, was tatsächlich erfasst wird. Wenn die Wächterkontrolle fünf Kontrollpunkte kennt und die Anweisung von sieben spricht, wird eines von beidem ignoriert — und man erfährt nicht, welches.

Anweisung und Dokumentation gehören zusammen: Was gemeldet wird, zeigt, ob die Anweisung trägt.

Ein Hinweis zur Rechtslage

Für die Bewachung gelten in Deutschland gewerberechtliche Anforderungen an das Sicherheitsunternehmen und an die eingesetzten Personen, dazu Regelungen zu Unterweisung, Arbeitsschutz und Datenschutz. Diese Rahmenbedingungen ändern sich, werden in den Ländern unterschiedlich gehandhabt und hängen am konkreten Auftrag. Prüfen Sie deshalb Ihre Anweisungen mit der zuständigen Behörde und mit fachkundiger rechtlicher Beratung. Dieser Beitrag beschreibt betriebliche Praxis und ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wie lang sollte eine Objektanweisung sein? So kurz, dass eine Vertretung sie vor Dienstantritt liest. Was darüber hinausgeht, gehört in die Rahmenanweisung des Unternehmens oder in eine Anlage.

Kann man ein Muster aus dem Internet verwenden? Als Gliederung ja, als Inhalt nein. Zugänge, Meldewege, Ansprechpartner und Sonderregelungen sind pro Einsatzobjekt verschieden; ein übernommener Text erzeugt falsche Sicherheit.

Wer schreibt die Dienstanweisung — Sicherheitsunternehmen oder Auftraggeber? In der Praxis das Sicherheitsunternehmen auf Basis der Anforderungen des Auftraggebers, abgestimmt und freigegeben. Wichtig ist, dass Sonderwünsche schriftlich und mit Urheber erfasst werden, nicht per Zuruf am Tor.

Wie oft sollte eine Anweisung überprüft werden? Regelmäßig und immer dann, wenn sich etwas Wesentliches ändert: Ansprechpartner, Zugänge, Technik, Dienstzeiten. Ein fester Prüftermin pro Objekt verhindert das leise Veralten.

Wenn Sie Ihre Objektanweisungen aus dem Ordner in den täglichen Ablauf holen wollen, lohnt ein Blick darauf, wie Anweisung, Rundgang und Dokumentation an einem Objekt zusammenlaufen — im Überblick.