Vigilanza per
Uffici ed Edifici Direzionali

Il servizio in un edificio per uffici si divide in fasce nette. Al mattino c'è l'apertura: disattivazione degli impianti, controllo delle uscite di sicurezza, verifica che ascensori e varchi funzionino prima dell'arrivo dei dipendenti. Poi la fascia di presidio, in cui l'addetto alla reception accoglie visitatori e fornitori, gestisce le consegne, affida e ritira le chiavi, e resta il primo riferimento per qualunque anomalia dell'immobile. La sera arriva la chiusura, con il controllo dei piani, la verifica che nessuno sia rimasto e l'inserimento degli impianti. Da lì in poi l'edificio è un perimetro da percorrere. In CGuardPro ognuna di queste fasi si configura come un giro autonomo, con i propri punti di controllo e la propria finestra oraria, sullo stesso posto di servizio.

La differenza rispetto ad altri settori è che l'interlocutore non è quasi mai un responsabile della sicurezza, ma un facility manager o un property manager che valuta il fornitore con criteri di continuità e di rendicontazione. Vuole sapere quante ore sono state realmente coperte, quante ronde sono state completate nella finestra prevista, quali eventi sono stati aperti e come sono stati chiusi. Il portale del committente risponde a queste domande senza che nessuno prepari un documento: sono gli stessi dati che il servizio genera lavorando.

Negli immobili multi-tenant c'è poi un tema di riservatezza. Le informazioni sugli accessi di un conduttore non devono essere visibili agli altri, e la struttura per siti e posti di servizio consente di separare quello che ciascuno vede. È una scelta di configurazione che conviene fare all'avvio del contratto, insieme alla definizione di quali eventi si annotano, con quale livello di dettaglio e per quanto tempo si conservano.

Infine, il ricambio del personale. La reception di un immobile direzionale ha procedure precise — chi può salire, come si gestisce un pacco sospetto, cosa si fa quando suona un allarme tecnico — e la sostituzione di un addetto non può azzerarle. Le consegne digitali del cambio turno e i contenuti di formazione assegnati per sito fanno sì che chi arriva trovi le istruzioni del posto invece di doverle chiedere al collega che sta uscendo.

La vigilanza privata in Italia si inquadra nel TULPS e nella licenza rilasciata dalla Prefettura, e la guardia particolare giurata opera in forza del proprio decreto di nomina. Negli immobili direzionali è frequente che il presidio armato conviva con servizi fiduciari di reception: sono figure e inquadramenti diversi, e vanno tenuti distinti tanto nel contratto con il committente quanto nell'organizzazione dei posti di servizio.

Il registro degli accessi, le immagini della videosorveglianza e le fotografie allegate agli eventi sono dati personali: rientrano nel GDPR e negli indirizzi del Garante per la protezione dei dati personali, che riguardano informativa, finalità e tempi di conservazione. La geolocalizzazione degli addetti e la timbratura con selfie toccano inoltre i limiti al controllo a distanza dei lavoratori previsti dallo Statuto dei Lavoratori. In CGuardPro queste funzioni si attivano o si disattivano per posto di servizio e la conservazione dei dati è configurabile, ma il loro inquadramento va concordato con il consulente del lavoro e con le rappresentanze sindacali.

Quanto sopra è una descrizione generale a scopo informativo, senza riferimenti ad articoli, termini o importi, e non costituisce consulenza legale. Verifica sempre gli obblighi applicabili al tuo istituto con la Prefettura competente e con i tuoi consulenti.