Preservación de Evidencia: lo que un Guardia Puede y No Puede Tocar

En los primeros minutos después de un hecho, la evidencia está en su mejor estado y en su mayor riesgo. Quien llega primero —casi siempre un agente de seguridad— puede preservarla o destruirla sin darse cuenta, con la mejor intención.

Y hay un detalle que agrava el problema: el instinto natural es ordenar. Levantar lo caído, cerrar lo abierto, limpiar. Todo eso destruye información.

La regla que ordena todo: no tocar, aislar, avisar

Un agente de seguridad no recolecta evidencia. Esa es tarea de quien tiene facultades y formación para hacerlo.

Lo que sí hace, y es muchísimo:

No tocar. Nada. Ni para mirarlo mejor, ni para ponerlo a salvo, ni para mostrárselo a alguien.

Aislar. Establecer un perímetro que impida el paso.

Avisar. A la autoridad y a la central, con la información que corresponda.

Registrar. Hora, qué observó, quién entró y salió del área.

Esas cuatro acciones, bien hechas, valen más que cualquier intento de “ayudar” recolectando algo.

La hora exacta del hallazgo y de cada acción posterior queda registrada mientras ocurre, no reconstruida después.

El perímetro: cómo se hace

Más grande de lo que parece necesario. Siempre se puede reducir después; ampliarlo cuando ya pasó gente, no sirve de nada.

Con barrera física si es posible: cinta, conos, muebles, lo que haya.

Con alguien controlando el acceso, no solo con la cinta puesta.

Con registro de quién entra y sale: nombre, motivo, hora. Incluido el personal de la propia empresa y del cliente.

Ese registro de accesos al perímetro es lo que después permite explicar por qué la escena estaba como estaba. Sin él, cualquiera puede haber pasado.

Sin permitir el ingreso de curiosos, personal del cliente, prensa ni superiores que “solo quieren ver”.

Ese último caso es el más difícil en la práctica: negarle el paso al administrador o a un gerente del cliente es incómodo. Por eso conviene que esté escrito en la consigna: la escena se preserva hasta que llegue la autoridad, sin excepciones, y esa regla la puso la empresa, no el agente que está ahí.

El video: lo que hay que asegurar YA

Es la evidencia que más se pierde y la que más se lamenta.

Por qué se pierde: los sistemas graban en ciclo y sobrescriben. Si nadie extrae el material, desaparece solo, en silencio, al cumplirse el período de retención.

Qué hacer, de inmediato:

• Identificar qué cámaras cubren el hecho y las rutas de acceso y salida.
• Extraer el material del período relevante, con margen amplio antes y después.
• No editar, no recortar, no convertir de formato.
• Registrar quién lo extrajo, cuándo, de qué equipo y qué período abarca.
• Guardarlo separado del sistema, con acceso restringido.

Con margen amplio significa horas antes y horas después, no los cinco minutos del hecho. El reconocimiento previo y la ruta de salida suelen estar fuera de la ventana obvia.

Y una advertencia: el agente no debería manipular el sistema de video si no está autorizado. Si no lo está, su tarea es asegurar que alguien lo haga de inmediato y que quede constancia.

Lo que se documenta

Mientras se espera a la autoridad, hay información que se degrada rápido:

La hora exacta del hallazgo y de cada acción posterior.

Qué se observó, en términos objetivos: qué estaba dónde, en qué estado, qué se veía.

Quién estaba presente y quién pasó por el área.

Fotografías generales del área, desde fuera del perímetro, si la situación lo permite y sin ingresar.

Los testigos: nombre y contacto, antes de que se vayan. Es lo que más se pierde y lo más difícil de recuperar.

Ese registro no reemplaza el trabajo de la autoridad: lo complementa, y con frecuencia contiene lo único que existe sobre los primeros minutos.

El registro en el momento, con hora del sistema y foto, es lo que sostiene la versión de los primeros minutos.

Los errores que destruyen evidencia

Ordenar la escena. El más frecuente y el más dañino.

Tocar para verificar. “Quise ver si estaba abierto.” Ahí quedaron huellas y se movió el objeto.

Levantar objetos para ponerlos a salvo.

Limpiar manchas o vidrios.

Dejar pasar a “los de confianza”.

Fotografiar y compartir por mensajería. Además de contaminar, difunde información sensible que puede terminar en cualquier parte.

Escribir el registro al final del turno. Las horas dejan de ser reales, y en un expediente eso se nota.

La cadena de custodia, en términos simples

Es la respuesta a una pregunta: ¿dónde estuvo esto y quién lo tuvo en todo momento?

Para lo que un agente puede manejar —el video extraído, un registro, una fotografía— eso significa: quién lo obtuvo, cuándo, dónde estuvo guardado, quién tuvo acceso y a quién se entregó, con constancia.

Un video sin ese rastro se puede cuestionar con facilidad. Uno con rastro completo, no.

El caso más común: el hallazgo sin nadie presente

La mayoría de las veces, el agente no presencia el hecho: lo descubre. Una puerta forzada en la ronda de las tres de la mañana, un vidrio roto, un candado cortado.

Ese escenario tiene sus propias reglas y merece estar en la consigna:

No entrar a verificar. El impulso es asomarse a ver si falta algo. Además de contaminar, puede haber alguien adentro — y ese es el riesgo real.

Retroceder y observar desde afuera. Si hay indicios de presencia, no se aproxima: se reporta y se espera.

Registrar la hora del hallazgo, que es distinta de la hora del hecho. Esa distinción importa: el hecho ocurrió en algún momento entre la ronda anterior y esta, y ese intervalo es información valiosa.

Ahí aparece un beneficio concreto de tener los recorridos verificados: si la ronda anterior pasó por ese punto a la 1:40 y el hallazgo fue a las 3:15, la ventana del hecho queda acotada a noventa minutos. Sin registro de recorridos, la ventana es “en algún momento de la noche”, y eso multiplica el material de video que hay que revisar.

Aislar el acceso y esperar.

Lo que se le avisa a la central

Tres datos, en orden: qué se encontró, dónde exactamente, y si hay indicios de presencia. Ese tercer dato es el que determina si se envía apoyo o se llama primero a la autoridad.

Sobre normativa

Las facultades del personal de seguridad privada respecto de escenas, objetos y personas son limitadas y están reguladas; los procedimientos de cadena de custodia y las obligaciones de entrega a la autoridad varían por jurisdicción y se actualizan con el tiempo. Consulta siempre con la autoridad competente y con asesoría legal: lo anterior describe práctica operativa, no facultades legales.

Para cerrar

La contribución más valiosa de un agente de seguridad a la evidencia de un hecho es no tocarla, impedir que otros lo hagan, registrar la hora exacta y asegurar el video antes de que se borre.

Suena poco. Es, en la práctica, casi todo lo que puede perderse en los primeros veinte minutos.

Si quieres ver cómo se registran hallazgos con hora del sistema y evidencia adjunta, explora CGuardPro o escríbenos.