La pregunta parece aritmética simple: si un puesto opera 24 horas y cada turno dura 12, hacen falta dos personas. Y esa cuenta —que sigue apareciendo en cotizaciones de toda la región— es la razón por la que muchos contratos nacen condenados.

Dos personas no cubren un puesto 24/7. No lo cubren ni un solo mes completo.

Por qué la cuenta obvia falla

Un puesto 24/7 tiene 168 horas por semana. Si la jornada legal ronda las 48 semanales, la división da tres personas y media. Ya con eso, la cuenta de dos se cae.

Pero además hay cuatro realidades que consumen disponibilidad y que ninguna división contempla:

Los descansos. Nadie trabaja los siete días. El personal necesita días libres, y esos días alguien tiene que estar en el puesto.

Las vacaciones. Cada persona se ausenta varias semanas al año. Sobre una plantilla de cuatro, eso es un porcentaje relevante del año con alguien faltando.

El ausentismo. Enfermedad, permisos, emergencias familiares. Ocurre y es previsible en agregado, aunque no en el caso individual.

La rotación. Entre que alguien renuncia y su reemplazo está operativo pasan semanas: reclutar, verificar antecedentes, capacitar, uniformar.

Sumadas, estas cuatro implican que la cantidad de personas necesarias es sensiblemente mayor que la que resulta de dividir horas.

Ver la cobertura real de un puesto mes a mes muestra cuántas veces hubo que resolver un hueco a última hora.

El factor de reemplazo

El concepto que ordena todo esto es el factor de reemplazo: cuánta gente adicional hace falta por encima de la cuenta teórica para que el puesto nunca quede descubierto.

No es un número universal. Depende de la jornada aplicable, del régimen de descansos, de la política de vacaciones y —sobre todo— del ausentismo y la rotación reales de tu operación.

Y ese es el punto clave: el factor no se copia de un manual, se mide. Si tu empresa registra ausencias y rotación por servicio, tienes el dato. Si no, estás cotizando con un supuesto.

La forma práctica de medirlo: durante varios meses, contar cuántos turnos hubo que cubrir con alguien distinto del titular, por cualquier causa. Ese porcentaje es tu factor real.

Los costos que se olvidan al cotizar

Más allá de la cantidad de personas, hay costos que desaparecen de muchas cotizaciones y reaparecen en el resultado del año:

Cargas sociales y beneficios completos, no solo el sueldo base.

Horas extra y recargos por nocturnidad, festivos y descansos trabajados, según corresponda en cada jurisdicción.

Provisiones: vacaciones, indemnizaciones, beneficios acumulables.

Uniformes y equipo, con reposición periódica. Un uniforme dura menos de lo que se presupuesta.

Capacitación: la inicial y la continua, incluidas las horas pagadas en que la persona no está en el puesto.

Exámenes y trámites de habilitación y su renovación.

Supervisión. El costo del supervisor se reparte entre los puestos que atiende y casi nunca se prorratea bien.

Estructura: administración, nómina, reclutamiento, sistemas, oficina.

Costo de la rotación: cada salida y cada ingreso tienen costo directo y costo de aprendizaje.

Financiamiento del calce: si cobras a sesenta días, el capital inmovilizado también cuesta.

Qué se rompe cuando se cotiza con menos gente

Esto es lo que conviene entender antes de bajar el precio para ganar un contrato.

Se paga en horas extra. Los huecos se cubren con la gente que ya está, trabajando de más. Sale más caro que haber contratado bien y genera pasivo.

Se acumulan vacaciones sin tomar. Un pasivo que crece en silencio y que aparece de golpe.

Sube la rotación. El personal sobrecargado se va, lo que agrava el problema que lo causó.

Aparecen huecos de cobertura. Y con ellos, descuentos del cliente, observaciones a la factura y riesgo del contrato.

Se deteriora la calidad. Gente cansada, sin descanso, cubriendo puestos que no conoce.

El resultado típico: un contrato que se ganó por precio y que al año se está prestando mal, sin margen y con el cliente descontento. Nadie gana.

La programación con los descansos y reemplazos visibles evita que los huecos se resuelvan improvisando el mismo día.

Cómo presentarlo al cliente

Un cliente que recibe tres cotizaciones y una es notoriamente más barata debería preguntarse por qué. Casi nunca lo hace, así que vale la pena explicárselo.

La forma que funciona no es hablar de márgenes sino de cobertura:

“Para cubrir este puesto 24/7 durante todo el año, incluyendo descansos, vacaciones y ausencias, hacen falta X personas. Con menos, el puesto se cubre con horas extra, y eso genera un pasivo que en algún momento alguien paga. Nuestra cotización incluye la plantilla completa; le recomiendo verificar que las otras también.”

Esa conversación posiciona a la empresa como seria y planta una duda razonable sobre las alternativas más baratas. Y si el cliente igual elige la más barata, al menos quedó advertido —y esa advertencia suele valer cuando, a los ocho meses, el servicio falla.

El cálculo mínimo que deberías tener

Antes de cotizar cualquier puesto 24/7:

Horas semanales a cubrir.
Jornada aplicable y régimen de descansos.
Personas teóricas = horas ÷ jornada.
Factor de reemplazo medido en tu operación.
Personas reales = teóricas × factor.
Costo total por persona, con todo lo anterior.
Supervisión y estructura prorrateadas.
Margen.

Los pasos 4 y 6 son los que separan una cotización sólida de una que va a doler.

Un apunte

Las jornadas máximas, los regímenes de descanso, los recargos por trabajo nocturno y en días festivos, las vacaciones y las cargas sociales varían por país y se actualizan con el tiempo. Verifica siempre con tu contador y con asesoría laboral la normativa aplicable antes de estructurar una cotización: lo anterior describe un método de cálculo, no parámetros legales.

El error de comparar cotizaciones sin desglose

Un cliente que recibe tres propuestas con un precio final y ningún desglose no puede evaluar nada. Y eso perjudica a quien cotizó bien.

Conviene presentar siempre la dotación: cuántas personas se asignan al servicio y por qué ese número. No el costo interno —eso es información propia— sino la cantidad de personal, que es lo que el cliente sí puede comparar entre propuestas.

Es una información que la mayoría de las empresas omite y que cambia la conversación: cuando el cliente ve que una propuesta asigna cinco personas y otra tres para el mismo puesto 24/7, la diferencia de precio deja de ser un misterio.

Para cerrar

Un puesto 24/7 mal dimensionado no falla el primer mes: falla al sexto, cuando se acumulan las vacaciones, se dispara la rotación y las horas extra se vuelven estructurales.

Cotizarlo bien desde el inicio es menos rentable en la firma y mucho más rentable al año. Y es, además, la única forma de prestarlo sin deberle horas a alguien.

Si quieres ver cómo se mide la cobertura real y el ausentismo por puesto, explora CGuardPro o escríbenos.

El Costo Real de un Puesto 24/7: los Números que se Olvidan